Порядок списания подарков (сувениров), не работающим в госучреждении физическим лицам. Вручение призов и подарков — оформление и учет в учреждениях культуры Сувенирная продукция в бюджетном учреждении
На забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» учитываются (таблица 176):
1) материальные ценности, учрежденные разными организациями и полученные от них для награждения команд-победителей, в том числе:
Знамена;
Награды, призы, кубки учитываются на забалансовом счете 07 в условной оценке 1 руб. за 1 предмет в течение всего периода их нахождения в учреждении;
2) материальные ценности, приобретенные учреждением для награждения (дарения), в том числе:
Ценные подарки;
Сувениры.
Ценные подарки, сувениры учитываются на забалансовом счете 07 по стоимости их приобретения.
Затраты на приобретение сувенирной продукции, предназначенной для дарения, в бюджетном учете относятся на статью 290 КОСГУ и отражаются на счете 0 401 20 290 «Прочие расходы». Аналитический учет по забалансовому счету 07 ведется в разрезе материально-ответственных лиц и мест хранения по каждому предмету имущества в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
При получении от других организаций наград (призов, кубков), а также при приобретении учреждением ценных подарков и сувениров с целью их дарения данные материальные ценности отражаются на забалансовом счете 07. Указанные ценности списываются с забалансового учета по мере их вручения (дарения).
Таблица 176
Бухгалтерские записи
по учету наград, призов, кубков, а также ценных подарков и сувениров
Первый - купленные ценности будут использоваться в самом учреждении. В таком случае их отражают в составе нефинансовых активов учреждения по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 101 00 000 «Основные средства» или 0 105 00 000 «Материальные запасы». Оплату расходов отражают по статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Второй - купленные ценности предназначены для последующего награждения (дарения). В таком случае их стоимость в составе нефинансовых активов учреждения не отражают. Ее единовременно включают в текущие расходы учреждения и учитывают по статье статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Аналогичного мнения придерживаются и независимые специалисты.
Мнение специалиста
Согласно «Инструкции...», утвержденной приказом от 01.12.2010 № 157н, учреждением ведется учет материальных ценностей:
– предназначенных для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций), либо для управленческих нужд учреждения на соответствующих счетах счета 10100 «Основные средства»;
– приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, (или) для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением и приобретенных для продажи товаров, ведется на соответствующих счетах счета 10500 «Материальные запасы»;
– приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе, ценными подарками и сувенирами, осуществляется 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Как видим, определяющее значение для классификации материальных ценностей в целях организации бухгалтерского учета имеет не наименование актива, а его назначение и характер использования в учреждении.
Так, например, сувенирный фотоальбом, предназначенный:
– для награждения (дарения) - в составе ценностей наградного фонда, учитываемых на 07 (п. 345 Инструкции № 157н);
– для использования в деятельности учреждения - в составе прочих материальных запасов (п. 118 Инструкции № 157н).
Таким образом, расходы на приобретение учреждением сувенирного фотоальбома, предназначенного для награждения (дарения), обоснованно могут быть отнесены на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ, а предназначенного для использования в деятельности учреждения - на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
А. Семенюк , Эксперт службы Правового консалтинга государственный советник РФ 3 класса
Переходящие награды, призы и кубки, учитываются на забалансовом счете 07 в условной оценке: один предмет, один рубль. Материальные ценности, приобретаемые для их последующего вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки и сувениры, учитывают по стоимости приобретения.
Пример
За счет приносящей доход деятельности учреждение приобретает подарочные папки, предназначенные для награждения организации. Учреждение ведет деятельность, не облагаемую НДС. Стоимость папок составляет 10 620 руб. (в том числе НДС - 1620 руб.).
Операции по приобретению и передаче папок будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 2 109 80 290 Кредит 2 302 91 730
– 10 620 руб. - отражены затраты на приобретение папок и задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 2 302 91 830 Кредит 4 201 11 610
– 10 620 руб. - перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику подарочных папок;
Дебет 07
– 10 620 руб. - отражена стоимость подарочных папок увеличением забалансового счета 07;
Кредит 07
– 10 620 руб. - отражена передача подарочных папок уменьшением забалансового счета 07.
По материалам книги-справочника "Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений "
под общ. редакицией В.Верещаки
Акт на списание подарков является неотъемлемой частью документов каждой организации, которая производила выдачу подарков своим сотрудникам либо другим физическим лицам. А она имеет право это делать согласно 191 статье Трудового кодекса.
ФАЙЛЫ
Комиссия
Перед составлением акта на списание собирается специальная комиссия. Они должна состоять не менее чем из трех человек. Избирается председатель этой комиссии. Каждый из членов собранной группы должен быть уведомлен о том, что сообщение ложных сведений в официальных бумагах карается по закону.
Все члены комиссии проверяют соответствие указанных в бумаге данных с реальным положением дел. Своими подписями в документации они свидетельствуют о найденном полном совпадении. Если один из членов комиссии имеет особое мнение по поводу представленных цифр, то он все равно подписывается, но оформляет свою позицию в виде приписки или приложения к акту.
Иногда создание комиссии прописывается в приказе руководителя о проведении праздничных мероприятий в организации.
Сопутствующие документы
Помимо акта на списание подарков, руководителю либо другому организующему праздник лицу необходимо составить и представить на подпись:
- Приказ руководителя.
- Программу проведения мероприятия.
- Список участников торжественного обеда либо ужина (если таковой предвидится).
- Смету расходов на проведение. Она в первую очередь передается в бухгалтерию компании.
- Ведомости выдачи подарков. Главная часть в ней – таблица со списком одаряемых и их подписей. Ведомость является основанием для составления акта на списание подарков.
Только после юридически грамотного оформления этой документации можно приступать к формированию акта.
Обязателен ли учет
Во многих организациях ситуация с выдачей презентов пущена на самотек. Бухгалтерам это кажется несерьезным. Однако они меняют свое мнение при проведении проверок контролирующих органов. Ведь любая хозяйственная деятельность должна быть соответствующим образом задокументирована, и дарение является одним из видов хозяйственной деятельности компании.
Составные части
Акт на списание подарков не имеет установленного унифицированного образца. В соответствии с существующей законодательной базой он составляется в свободной форме. Главное, чтобы она была прописана в учетной политике организации и соответствовала принятым нормам. Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.
В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:
- Шапка. Она включает в себя: реквизиты компании в верхней части (в идеале акт печатается на бланке организации), наименование документа, его номер, дату подписания и город.
- Перечисление состава комиссии. Она должна насчитывать не менее пяти лиц, поставивших на бумаге свои подписи. Достаточно будет фамилии, инициалов и должности (если в состав комиссии входят сотрудники).
- Таблица с описанием подарков, их стоимости и тех, кому они были вручены.
- Повод для преподнесения презентов. В прилагаемом примере это Новый год.
- Сколько единиц выдано и на какую сумму.
- Упоминание о возможности списания перечисленных ценностей с учета.
- Подписи членов комиссии. По возможности – печать организации.
Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.
Обязательно ли составлять договор
Договор дарения обязательно заключать в письменной форме с постановкой всех подписей и печатей, если цена презента (подарочного сертификата либо просто вручаемых денежных средств) превышает 3 тыс. рублей.
Если стоимость сувенирной продукции, цветов, парфюмерной продукции и прочего составляет менее 3 тыс. рублей на человека, то договор может составляться и в устной форме. Но остальная документация остается обязательным условием для возможности законного списания.
НДФЛ
Этот вид налога начисляется на сумму выданного подарка только в случае, если общая стоимость поощрений (либо стоимость одного выданного) превышает 4 тыс. рублей. Причем может быть выдано несколько презентов в разное время года.
Если ценный подарок (стоимостью более 3 тыс. рублей) выражается в денежной форме, то НДФЛ на него должен перечисляться в тот же день, когда он поступит на лицевой банковский счет (либо в руки) получателя.
Если же сотрудник получил ценный презент в виде какой-либо вещи, то вычитается НДФЛ в ближайший день выдачи денежных средств одариваемого. Это могут быть премия, аванс, основная часть заработной платы либо иная выплата.
Материальная помощь
Если подарки предназначаются для сотрудников организации, то их стоимость совмещают с выплачиваемой материальной помощью за весь год. Если общая стоимость выданных презентов и материальной помощи сотрудникам превышает 4 тыс. рублей, то компании придется начислять НДФЛ на стоимость свыше указанной.
Приз – отличия
В понятие «подарок» входит вся группа предметов, которые вручаются по случаю, к определенной дате. Например, 8 марта, 23 февраля, Новый год, день рождения работника. Понятие «приз» встречается в основном в учреждениях культуры, компаниях, которые работают в сфере организации культурно-массовых мероприятий. И вручение приза происходит за победу в каком-либо конкурсе. Его вручают за определенные заслуги. Так что в документации гораздо чаще фигурируют «подарки». Причем их официально подразделяют на ценные и неценные. Они отличаются рубежом стоимости в 3 тысяч рублей.
Порядок документального оформления
У каждой организации может быть свой подход к основному алгоритму дарения материальных ценностей и их списания. Главное, чтобы он:
- Учитывал требования налогового законодательства.
- Учитывал нормы гражданского законодательства.
- Учитывался бухгалтерией на забалансовом счете 07.
- Был учтен при уплате организацией положенных страховых взносов в пенсионный фонд.
- Был отражен в учетной политике компании.
Но без акта на списание подарков ни при каких обстоятельствах не обойтись.
Порядок учета подобных ценностей зависит от планируемого направления их использования. В данном случае возможны два варианта.
Первый - купленные ценности будут использоваться в самом учреждении. В таком случае их отражают в составе нефинансовых активов учреждения по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 101 00 000 «Основные средства» или 0 105 00 000 «Материальные ». Оплату расходов отражают по статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Второй - купленные ценности предназначены для последующего награждения (дарения). В таком случае их стоимость в составе нефинансовых активов учреждения не отражают. Ее единовременно включают в текущие расходы учреждения и учитывают по статье статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Аналогичного мнения придерживаются и независимые специалисты.
Мнение специалиста
Согласно «Инструкции...», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, учреждением ведется учет материальных ценностей:
– предназначенных для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций), либо для управленческих нужд учреждения на соответствующих счетах счета 10100 «Основные средства»;
– приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, (или) для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением и приобретенных для продажи товаров, ведется на соответствующих счетах счета 10500 «Материальные запасы»;
– приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе, ценными подарками и сувенирами, осуществляется на забалансовом счете «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Как видим, определяющее значение для классификации материальных ценностей в целях организации бухгалтерского учета имеет не наименование актива, а его назначение и характер использования в учреждении.
Так, например, сувенирный фотоальбом, предназначенный:
– для награждения (дарения) - в составе ценностей наградного фонда, учитываемых на забалансовом счете (п. 345 Инструкции № 157н);
– для использования в деятельности учреждения - в составе прочих материальных запасов (п. 118 Инструкции № 157н).
Таким образом, расходы на приобретение учреждением сувенирного фотоальбома, предназначенного для награждения (дарения), обоснованно могут быть отнесены на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ, а предназначенного для использования в деятельности учреждения - на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
А. Семенюк , Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, государственный советник РФ 3 класса
Переходящие награды, призы и кубки, учитываются на забалансовом счете в условной оценке: один предмет, один рубль. Материальные ценности, приобретаемые для их последующего вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки и сувениры, учитывают по стоимости приобретения.
Пример
За счет приносящей доход деятельности учреждение приобретает подарочные папки, предназначенные для награждения партнеров организации. Учреждение ведет деятельность, не облагаемую НДС. Стоимость папок составляет 10 620 руб. (в том числе НДС - 1620 руб.).
Операции по приобретению и передаче папок будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 2 109 80 290 Кредит 2 302 91 730
Порядок учета подобных ценностей зависит от планируемого направления их использования. В данном случае возможны два варианта.
Первый — купленные ценности будут использоваться в самом учреждении. В таком случае их отражают в составе нефинансовых активов учреждения по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 101 00 000 «Основные средства» или 0 105 00 000 «Материальные запасы». Оплату расходов отражают по статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Второй — купленные ценности предназначены для последующего награждения (дарения). В таком случае их стоимость в составе нефинансовых активов учреждения не отражают. Ее единовременно включают в текущие расходы учреждения и учитывают по статье статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Аналогичного мнения придерживаются и независимые специалисты.
Мнение специалиста
Согласно «Инструкции...», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, учреждением ведется учет материальных ценностей:
- предназначенных для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций), либо для управленческих нужд учреждения на соответствующих счетах счета 10100 «Основные средства»;
- приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, (или) для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением и приобретенных для продажи товаров, ведется на соответствующих счетах счета 10500 «Материальные запасы»;
- приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе, ценными подарками и сувенирами, осуществляется на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Как видим, определяющее значение для классификации материальных ценностей в целях организации бухгалтерского учета имеет не наименование актива, а его назначение и характер использования в учреждении.
Так, например, сувенирный фотоальбом, предназначенный:
- для награждения (дарения) — в составе ценностей наградного фонда, учитываемых на забалансовом счете 07 (п. 345 Инструкции № 157н);
- для использования в деятельности учреждения — в составе прочих материальных запасов (п. 118 Инструкции № 157н).
Таким образом, расходы на приобретение учреждением сувенирного фотоальбома, предназначенного для награждения (дарения), обоснованно могут быть отнесены на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ, а предназначенного для использования в деятельности учреждения — на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
А. Семенюк, Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, государственный советник РФ 3 класса
Переходящие награды, призы и кубки, учитываются на забалансовом счете 07 в условной оценке: один предмет, один рубль. Материальные ценности, приобретаемые для их последующего вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки и сувениры, учитывают по стоимости приобретения.
Пример
За счет приносящей доход деятельности учреждение приобретает подарочные папки, предназначенные для награждения партнеров организации. Учреждение ведет деятельность, не облагаемую НДС. Стоимость папок составляет 10 620 руб. (в том числе НДС — 1620 руб.).
Операции по приобретению и передаче папок будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 2 109 80 290 Кредит 2 302 91 730
10 620 руб. — отражены затраты на приобретение папок и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 2 302 91 830 Кредит 4 201 11 610
10 620 руб. — перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику подарочных папок;
10 620 руб. — отражена стоимость подарочных папок увеличением забалансового счета 07;
10 620 руб. — отражена передача подарочных папок уменьшением забалансового счета 07.