Порядок выплаты командировочных расходов. Как оплачиваются командировочные дни – расчет расходов и правила оформления. Подобный запрет распространяется на

О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ

Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 " " (далее – Положение № 749).

Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.

Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от ; ; ), а также Министерства труда и социальной защиты РФ ( от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные , на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " " (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований ).

Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации ( , ), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные .

Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от , от , от и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).

Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от и от пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от , Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).

С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от , предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.

Список литературы

1. Об особенностях направления работников в служебные командировки: Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
3. Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
4. О заполнении личной карточки работника: Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
5. Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
6. от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

Выполнение трудовой деятельности может осуществляться и за пределами организации. Закон позволяет посылать сотрудников в командировку. Отправка гражданина в другую страну или город должна происходить строго с соблюдением положений Трудового кодекса РФ. Он фиксирует порядок оформления служебной поездки и ее максимальную продолжительность.

Внимание

Нарушение положений действующего законодательства чревато негативными последствиями. Потому стоит заранее разобраться во всех особенностях командировки по ТК РФ.

Что считается командировкой?

Командировка - это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

К сведению

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

1. Руководство издает соответствующий приказ.
2. Гражданину предоставляется аванс.
3. Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Виды командировок

Трудовой кодекс разделяет командировки на два вида - на территории России и за пределами страны. Однако на этом классификация служебных поездок не заканчивается. Бывают:

• плановые;
• внеплановые;
• краткосрочные и длительные;
• одиночные и групповые.

Срок командировки по ТК РФ

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749 . В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

• цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
• продолжительность выполнения служебного задания;
• иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

• составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
• иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
• основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ .

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

1. Работодатель утверждает график.
2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
4. Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
5. Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
6. Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Оплата

Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ . В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

• пособие по нетрудоспособности;
• выплаты за дни простоя;
• иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.

Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Отказ от командировки

• женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
• лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
• работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
• граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.

Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Командировка в выходной день

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня. Дополнительно факт отражается в приказе.

Оплата командировок в выходные дни ТК РФ

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ . Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Дополнительная информация

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Нюансы

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

Расходы на командировки сотрудников являются весомой частью затрат фирмы, влияющих на итоги работы компании в целом. Поэтому крайне важно грамотно оформить все необходимые оправдательные документы по деловой поездке, и не менее важно учесть все расходы при оплате командировки, правильно отразив их на соответствующих статьях затрат. Узнаем, как оплачивается командировка в 2017 году.

Оплата командировочных

Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:

• Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
• Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
• Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
• Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.

Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого

С возможностью не оформлять еще недавно обязательное командировочное удостоверение и служебное задание, процесс документального оформления командировки значительно упростился. Сегодня для отправки сотрудника в служебную командировку требуется лишь письменное распоряжение руководства фирмы. Форму приказа можно разработать внутри фирмы или применить типовую Т-9 . В этом документе прописывается цель и сроки поездки, указываются необходимые нюансы, например, если командировка планируется с выездом на личном или служебном транспорте.

Оплата командировочных расходов в 2017 году производится в два этапа:

• Перед поездкой выдается аванс с отметкой в авансовом отчете унифицированной формы 0504505, утвержденной приказом МФ РФ 30.03.2015 № 52н;
• По приезду сотрудник заносит все расходы в авансовый отчет , прилагает оправдательные документы, сдает документ в бухгалтерию.

Как оплачиваются командировочные: расчет аванса

Итак, перед направлением работника в служебную поездку ему необходимо выплатить аванс. Его размер складывается из примерной стоимости проезда, затрат по найму жилья и суммы суточных за командировочные дни. Аванс выдают наличными из кассы фирмы либо перечисляют на банковскую карту специалиста. Компания может в безналичном порядке оплатить расходы (к примеру, стоимость проезда или гостиничного номера). В таком случае величина аванса уменьшится на сумму уже произведенных затрат.

Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:

Специалист ООО «Горки» (г. Тверь) Рощин Р.Т. направлен в командировку в г. Пермь на 5 календарных дней с 14-го по 18-е августа 2017.

Компанией перечислением с расчетного счета оплачен проезд ж/д транспортом в обе стороны и забронирован, но не оплачен гостиничный номер на 3-е суток по 3300 руб. в день. Колдоговором фирмы установлен размер суточных – 700 руб. в день. Величина аванса складывается:

• из суточных 3500 руб. (700 х 5 дн.);
• затрат на проживание 9900 руб. (3300 х 3 дн.)

Итого сумма аванса составит 13 400 руб. На эту сумму бухгалтер делает проводку:

• Д/т 71 К/т 50.

Принятие к учету командировочных расходов

По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами. Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов. Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.

Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.

Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:

• суточные в сумме 3500 руб.;
• проживание в гостинице 9900 руб.;
• квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
• квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
• квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.

Всего расходы по командировке составили 16 900 руб. Образец заполненного авансового отчета:

На основании этого документа, утвержденного руководителем, расходы по командировке принимаются к учету и бухгалтером заполняются следующие поля:

Затраты по командировке списываются на счет производства (Д/т 20 К/т 71 на сумму 16900 руб.), а перерасход выдается специалисту из кассы в сумме 3500 руб. (Д/т 71 К/т 50). Таким образом, оплата командировки произведена, а расходы приняты к учету.

Направив сотрудника в другую местность на определенный срок для выполнения производственного задания, работодатель вступает в особые отношения с командированным работником.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Российское законодательство детально описывает возникновение, становление и развитие всех этапов командировки, включающие в себя условия, требования и нормативы.

Есть существенные различия между командировкой и разъездным характером работ:

Нормативная база

Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс.

Скачать некоторые документы вы можете здесь:

Что включается в состав выплат?

Организация, направляя работника на конкретный срок для выполнения производственного задания, обязана компенсировать расходы, связанные с выполнением данного поручения:

• суточные;
• затраты для найма жилого помещения;
• расходы, необходимые для проезда к месту командировки (в оба конца);
• прочие расходы, необходимые для выполнения задания и согласованные с администрацией предприятия.

По среднему заработку или по окладу?

Как оплатить расходы? За командированным сотрудником на постоянном месте работы сохраняется .

Алгоритм начисления оплаты работнику, находящемуся в отъезде, прописан нормативными документами и находит отражение во внутренних положениях организации.

Исключением из правил служит , которое рассчитывается в повышенном размере от оклада.

Когда возможна доплата к командировочным?

Хотя трудовое законодательство гарантирует сохранение оплаты труда на постоянном месте работы, многие работодатели выплачивают дополнительные надбавки откомандированным работникам.

Размеры дополнительных начислений находят отражение в , утвержденном на предприятии. В большинстве своем это касается случаев, когда средний заработок значительно ниже размера оплаты «по окладу».

К установленным законодательно нормам выплаты суточных, организации вправе начислять дополнительные суммы.

Все выплаты, осуществляемые сверх нормы, должны быть прописаны в местных локальных актах.

В Положении о командировках находят отражение следующие вопросы:

• регламент и величина компенсации положенных выплат ( , аренда жилья, проездные расходы);
• алгоритм взаимодействия сотрудника и работодателя в различных ситуациях;
• перечень необходимых документов, предоставляемых после командировки;
• описание индивидуальных правил поведения командированных работников;
• прочие дополнительные нормативы, применение которых не ухудшает положение персонала в сравнении с принятыми законодательно.

Все дополнительные условия находят отражение:

• в конкретного сотрудника.

Оплата командировки в 2019 году

Общая схема

Ответ на вопрос «Как оплачивается командировка?» предоставляется в алгоритме действий, утвержденных законодательно.

Возникающая производственная необходимость командировки отображается в письменном решении работодателя по одной из форм:

• (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а);
• распоряжение.

Бланки форм можно скачать тут:

С 2019 года отменено требование по заполнению командировочных удостоверений, и журнал учета командировок.

Факт нахождения сотрудника «по месту требования» в 2019 году подтверждают документы:

• по оплате проезда до места назначения и обратно;
• счет и кассовый чек за использование гостиничного номера
• договор аренды и расписка в получении денежных средств за аренду временного жилья.

Возвратившись на постоянное место работы, сотрудник составляет служебную записку (свободной формы) с указанием фактического срока нахождения в пункте откомандирования, если поездка осуществлялась:

• служебным транспортом;
• личным транспортным средством;
• транспортом, используемым по доверенности.

По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, прилагая все подтверждающие документы (транспортные билеты, квитанции за жилье, путевой лист, документы на расход ГСМ, кассовые и товарные чеки на дополнительные затраты).

Размер суточных ограничивается количеством дней нахождения в командировке.

Авансовый отчет проходит проверку в экономической службе организации и утверждается руководителем.

Затем производится перерасчет ранее выданных авансовых средств и выводится конечный итог по отчету:

• сотруднику выдается сумма, истраченная сверх полученной раннее;
• работник возвращает в кассу предприятия остаток денежных средств.

За дни нахождения в пункте откомандирования сотруднику производится начисление оплаты труда по среднему заработку.

Основания для выплат

На основании приказа на командировку, в котором указываются следующие данные:

• уставные реквизиты организации;
• номер регистрации и дата документа;
• индивидуальные данные сотрудника, направляемого в командировку;
• цель производственного задания;
• пункт командирования;
• дата прибытия на место;
• общий срок на выполнение поставленной задачи;
• способ передвижения;
• источник финансирования командировки.

Бухгалтерский отдел предприятия производит начисление авансовой суммы на предстоящую командировку. Работник получает причитающуюся ему сумму по расходному кассовому ордеру.

По возвращению сотрудник сдает все полученные чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом.

Основанием для дополнительных выплат будет служить перерасчет раннее полученных авансовых сумм с учетом представленных документов.

Оплата дней

Количество времени, необходимое для расчета суточных, определяется по приложенным к авансовому отчету документам.

Даты приезда и отъезда отражены в транспортных билетах, период проживания – в счете гостиницы.

Суточные оплачиваются за каждый день нахождения в командировке, т.е. за календарное количество дней.

Оплата по средней заработной плате производится на основании графика рабочего времени, заполненного принимающей стороной.

Расчет среднего заработка

Труд работника, направляемого в командировку, оплачивается на основании расчета среднего заработка.

Последовательность действий определяется нормативными актами:

• Расчетным путем находится итоговая величина заработной платы, начисленной работнику за 12 месяцев, предшествовавшие периоду командировки.
• Исключаются начисления, которые не могут входить в основную заработную плату (например, или ).
• Определяется количество дней, фактически отработанных сотрудником, за последний год, исключая периоды болезни, командировок и прочих неявок на постоянное место работы.
• Делением величины итогового заработка за последние 12 месяцев на количество дней, отработанных в тот же период, находят размер средней заработной платы.

Учет рабочего времени

Сотрудник, прибывший на место командирования, подчиняется распорядку рабочего времени принимающей стороны.

По возвращению на постоянное место работы в экономические службы фирмы сдается , заполненный по месту командировки.

Следует учесть тот факт, что оплата на основании представленного табеля производится с учетом индивидуального графика сотрудника на основном месте работы.

Суточные

Командированный сотрудник за каждые сутки гарантировано получает фиксированные суммы, подпадающие под понятие «суточных».

В итог количества дней для расчета включаются:

• все дни в пути для прибытия на место назначения и обратно;
• каждый день нахождения по месту назначения, включая выходные и праздничные даты.

Размер суточных за один день законодательно установлен в размере 700 рублей на территории Российской Федерации и 2500 руб. - при заграничных командировках.

Предприятия имеют право выплачивать суточные сверх установленных норм, закрепив свои размеры доплат в локальных актах.
Командированный работник не должен отчитываться по использованным суточным.

Возмещение расходов

Расходы, совершенные в разумных пределах, согласно законодательству, и подтвержденные документально, подлежат денежной компенсации.

Однако зачастую субъективная потребность или производственная необходимость вынуждают командированного работника производить дополнительные расходы.

Совершенные по согласованию с руководством и закрепленные в Положении о командировках, данные затраты также принимаются администрацией посылающей организации к возмещению.

За время в пути

Согласно приложенным к авансовому отчету первичным документам (авиа-, ж/д- или авто-билеты) сотруднику оплачивается стоимость проезда.

При использовании служебного или личного транспорта путевые расходы возмещаются на основании предъявленного путевого листа и кассовых чеков АЗС.

Арбитражная практика свидетельствует, что экономически обоснованные затраты на услуги такси, правомочно включать в оплату проезда.

Питание

В перечне на возмещение командировочных расходов нет отдельной статьи на оплату питания. Эти затраты входят в состав группы «суточные».

Если в документах на оплату гостиничного номера отдельной строкой выделяется стоимость завтраков, то, принимая к оплате всю сумму за проживание, необходимо сделать корректировку расчета суточных на величину оплаты питания.

В Положении о командировках может быть оговорено условие, когда услуги питания принимаются к оплате без коррекции размера суточных.

В этом случае, стоимость завтрака:

• исключается из расчета налога на прибыль;
• учитывается для налогообложения НДФЛ и страховых взносов.

Проживание

Законодательно нет установленного лимита для оплаты компенсации найма жилого помещения, важным условием при этом служит экономическая выгода произведенных расходов.

В Положении о командировках имеет смысл отметить разрешенную «классность» гостиничных услуг, в зависимости от штатной должности командированного сотрудника.

Оплачиваются ли багаж и страховка?

Хотя страховой сбор, включенный в стоимость проездного билета, не относится к расходам на проезд, но, в то же время включается в налогообложение прибыли, а, значит, может быть принят к оплате.

Возмещение стоимости багажа носит чисто индивидуальный характер. Каждый конкретный случай необходимо рассматривать с точки зрения экономической выгоды и производственной необходимости.

Включение оплаты стоимости страхового сбор и багажа в перечень принимаемых расходов, утвержденных локальными актами, избавит от возможных проблем.

Нюансы

Командировка – понятие очень емкое и масштабное. И, как бы хорошо не разбирались в данном вопросе, всегда может возникнуть много сомнений.

Если среднего заработка нет (отработан неполный год)

Для расчета средней заработной платы за не полностью отработанный год за основу принимается другой расчетный период, равный фактическому времени работы на данном предприятии. Количество рабочих дней также рассчитывается за этот же временной отрезок.

Если дни выпали на выходные или праздники

Выполнение служебных обязанностей в выходные или праздничные дни оплачивается не менее, чем в 1,5-2 раза от оклада по штатному расписанию.

Следует иметь в виду, что оплата осуществляется только в том случае, если сотрудник действительно работал в эти дни.

Время в пути рабочим не считается и оплата за этот период не производится.

По нормативам, закрепленным в Положении о командировках, время в пути, выпавшее на выходной или праздничный день, может быть компенсировано предоставлением отгула с оплатой в 1-нарном размере.

Пример:

Инженер Петров В.П. (ООО «Вымпел» г.Москва) был направлен с 8 июня в командировку в филиал фирмы (г.Пермь) для монтажа технологического оборудования сроком на 10 дней. Установка и монтаж производились в срочном порядке, поэтому Петров В.П. работал в выходные и праздничные дни 11,12 и 13 июня. По возвращении в головной офис фирмы инженер написал о предоставлении .

Отгулы сотруднику были предоставлены. Оплата за работу в выходные и праздничные дни с 11 по 13 июня была произведена в одинарном размере.

Если командировка за счет принимающей стороны

Организации заключают соглашение в письменном виде, в котором фиксируется факт возмещения командировочных расходов принимающей стороной.

Выплаты при сменном графике

Оплата труда по среднему заработку происходит за фактические смены явки, опираясь на график работы сотрудника по основному месту работы.

Рабочие смены, которые совпадают с основным графиком, оплачиваются по среднему заработку.

Дни работы в командировочный период, совпадающие по времени с выходными на постоянном месте работы рассчитываются по ставке выходного дня.

Пример:

Технолог Иващенко Р.И. (ООО «Рост» г. Пенза) был направлен в командировку с 6 июня для проверки работы филиала в г.Ноябрьск сроком на 9 дней. На основном месте работы технолог работал по сменному графику 2/2. 6 и 14 июня – время в пути. 12 июня Иващенко Р.И. не работал, так как у работников филиала был выходной день.

За время работы 7, 10,11 июня Иващенко Р.И. было начислена заработная плата по среднему заработку.

Период выполнения трудовых обязанностей 8, 9 и 13 июня было оплачено в двойном размере, согласно Положению о командировках и письменного заявления работника.

Оплата по совместительству

Отправляясь в командировочную поездку, совместитель на другом месте работы оформляет административный .

Выплаты сдельщикам

При расчете оплаты командированным сотрудникам, числящимся на сдельной оплате труда, для определения суммы выплаты учитывается среднечасовой заработок.

Если нет подтверждающих документов

Командировка прошла успешно, сотрудник вернулся на основное место работы. При составлении авансового отчета обнаружилось, что многие подтверждающие документы пропали.

Что делать? Нужно попробовать восстановить.

В случае невозможности документального подтверждения необходимой информации руководитель предприятия принимает решение принять расходы к учету.

Сумма неподтвержденных выплат компенсируется сотруднику. Но при расчете налога на прибыль уже не учитывается.

Кроме того, происходит начисление НДФЛ и страховых сборов.

Как оплатить без посадочного талона?

При утере транспортного документа необходимо составить письменный запрос в адрес авиаперевозчика о предоставлении справки, содержащей сведения, подтверждающие перелет.

Если справку получить не удается, расходы на проезд возмещаются сотруднику. Источником финансирования служит чистая прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия.

Налоговый учет и страховые взносы

Компенсация расходов по командировочной поездке в налоговом учете относится к прочим расходам. Главный критерий таких расходов – экономическое обоснование произведенных затрат.

Затраты, совершенные в пределах норм:

• уменьшают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль;
• не влияют на размер начислений НДФЛ и страховых сборов.

Бухгалтерский учет и проводки

Оплата командировок вопрос непростой. Ведь обычно любая поездка и работа вне постоянного места влекут повышенные расходы командированного. Дополнительные затраты несет и работодатель, который обязан возместить сотруднику его затраты. При этом суммы расходов и возмещений могут иметь налоговые последствия как для работника, так и для работодателя.

Нелишне напомнить, что в согласно действующему законодательству служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на основании его письменного решения. Командированные имеют право на гарантии и компенсации установленные трудовым законодательством России.

Гарантии и компенсации командированным

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатель обязан сохранить места работы (должности) и средний заработок, а также возместить расходы связанные с командировкой, а именно:

1. Расходы по проезду;
2. Расходы по найму жилого помещения;
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важно подчеркнуть, что в служебные командировки не направляются лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, а также сотрудники, постоянная работа которых, в соответствии с трудовым договорам осуществляется в пути.

При этом в служебные командировки могут быть направлены сотрудники, работающие дистанционно, а также надомники. При совершении служебной поездки, например, из места постоянной работы (стационарного рабочего места или из дома) — в местонахождение организации-работодателя (по письменному распоряжению работодателя). Следовательно, они могут рассчитывать и на соответствующие гарантии и компенсации. Эта позиция в очередной раз была подтверждена специалистами Минтруда России в письме

Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

…полагаем, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Письмо Минтруда России

Таким образом, законодательством установлен особый порядок оплаты труда персонала при выполнения служебного поручения работодателя вне места постоянной работы, а также предусмотрена компенсация соответствующих расходов.

( , и Трудового кодекса РФ)

Прежде, чем приступить к описанию расчетов, обозначим основные правила и порядок командирования, перечислим документы, которые обязательно должны быть составлены нанимателем и работником в процессе оформления командировки.

Порядок командирования, выплаты и компенсации

При возникновении необходимости направить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:

Примечание к пунктам 2 и 3: В настоящее время удостоверение и служебное задание — необязательные документы. Однако их рекомендуется составлять, чтобы не было споров с ФНС.

Документальное оформление командировки

Важно помнить, что только правильно оформленная командировка может гарантировать сохранение заработной платы и покрытие всех необходимых расходов, связанных с ней. Однако на практике нередко возникают вопросы и разногласия по поводу возмещения затрат на командировки. В этом случае большинство вопросов поможет решить наш юрист посредством предоставления бесплатной онлайн-консультации.

Итак, командировочные выплачиваются на основании следующих документов:

1. Приказ о направлении в командировку;
2. Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
3. Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
4. Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д. Для удобства, их наклеивают на лист бумаги и прилагают к авансовому отчёту);
5. Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.

Минфин России при рассмотрении вопроса о страховых взносах и НДФЛ при компенсации работникам с разъездным характером работы расходов, связанных со служебными поездками выразил следующее мнение:

«При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне постоянного рабочего места:

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

• Дни нахождения на больничном и в декрете;
• Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
• Дни простоя по вине нанимателя;
• Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
• Период забастовки без участия данного работника;
• Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для определения суммы потребуется произвести следующие действия:

1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат часто возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА (нармативно-правовые акты) большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

• Оплата в двойном размере;
• Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

Как оплачиваются командировочные — расчёт суточных

Выплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают 700 руб. — размер суточных в командировке в 2019 году по России и 2 500 руб . – в загранкомандировке.

Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда. Суточные же выплаты призваны возместить затраты работника, вызванные круглосуточным пребыванием вне своего жилища, в чужом населённом пункте. В связи с этим суточные выплаты за однодневную командировку облагаются НДФЛ. Исключение из данного правила составляют лишь однодневные загранкомандировки, за которые работнику начисляется половина установленного в организации размера суточного возмещения.

Важными особенностями рассматриваемого вида командировочных выплат являются:

• отсутствие законодательного требования о документальном подтверждении их расходования командированным лицом;
• начисление суточных за каждый день служебного выезда, включая праздники и выходные дни.

Некоторая специфика расчёта суточных выплат существует для оплаты заграничных командировок:

1. Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
2. Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).

Некоторые компании практикуют полную оплату питания командированного лица вместо выплаты суточных.

Расчет командировочных с исключенными днями

Пример:

Зарплата сотрудника с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 года 5000 рублей. С 1 июня 2018 года сотрудник берет отпуск 28 дней. Сотрудник проболел 10 календарных дней - с 14 по 23 марта(в марте 31 день из них 21 отработанных) 2017 года включительно.

Командировочные = ЗП: 29,4 дн. *(М + (29,4 дн. : Кдн1 * Котр1) * Д

Командировочные = ЗП[за 12 мес. 5000*12=60 000] : дн. *(М + 29,4 дн. : Кдн1 * Котр1 * Д)= 4 893,45 р.

• Д - количество календарных дней отпуска.

• М - количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
• • Кдн1 - количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;
  • Котр1 - количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Оплата командировок — возмещение затрат

Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

• За проезд (в том числе за провоз багажа);
• За найм жилья;
• За услуги связи;
• За загранпаспорт и визы;
• За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:

• 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
• 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение. Подтверждающими документами считаются:

1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.

В локальных НПА организации-нанимателя могут быть предусмотрены, как любые другие виды командировочных затрат и их ограничений, так и даже оплата расходов без предъявления подтверждающих документов.

В заключение отметим, что любое нарушение прав и интересов работника, в том числе и неправильное начисление командировочных выплат, может быть обжаловано им в суде. Ответы на другие вопросы по теме, к примеру, о том, вы также можете найти на нашем сайте.