Как писать запрос в архив о предках. Архив:как сделать запрос, связанный с восстановлением родственных связей и созданием родословного древа
Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.
Немного об архивах
Начнем с того, что архив является государственным (реже - частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.
В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).
- федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические;
Сделать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а также органы власти (такие запросы, как правило, имеют служебный характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими).
Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.
Что касается архивных запросов, то все они делятся на:
- тематические – это запросы о сведениях, которые касаются определенного события, факта или темы; сделав такой запрос, можно установить сведения, уточняющие факты биографии конкретного человека;
Архивные запросы исполняются в соответствии с установленным порядком, который четко прописан в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней. Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней. При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны уведомить заявителя о продлении срока исполнения запроса.
Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:
Бесплатная юридическая консультация:
- кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
- о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);
Как подать запрос?
Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).
В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.
Как сделать правильный запрос в архив о предках
Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках. Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения. Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление. Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.
Бесплатная юридическая консультация:
Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, обратите внимание на немаловажный психологический фактор при общении с представителями региональных организаций, куда должны передаваться документы возрастом более ста лет из органов ЗАГС. Основатели сайта livemem.ru проводили поиск родственников более чем в пятидесяти регионах страны и, учитывая эту статистику, выявлено, что большинство персонала государственных архивов является образованными и интеллигентными людьми. По словам сотрудников, не в их интересах затягивать процесс обработки архивных запросов, так как, чем скорее они помогут заявителю, тем быстрее приступят к непосредственным обязанностям. Стоит учесть и тот факт, что доходы от решения задач по запросам о родственниках (а это платная услуга) идут в казну, а не какому-либо конкретному исполнителю. Ввиду того, что ответы на запросы в архив о предках не относятся к основной деятельности работников, Ваша заявка может быть отклонена без объяснения причин отказа или с предоставлением формальной отписки. На некоторых интернет-ресурсах федеральных учреждений так и написано: «архив не обрабатывает запросы генеалогического характера о родственниках из-за сильной занятости специалистов».
С органами ЗАГС (записи актов гражданского состояния) дела обстоят иначе. Ответить на запрос в архив о родственниках они обязаны. Заявки кардинально различаются, кого-то интересует брак или его расторжение между старшими членами семьи, другие ищут свидетельство о рождении или смерти родственника. Законодательство периодически меняется, из-за чего точную процедуру исполнения запросов в архив о предках следует узнавать на момент обращения. В учреждении могут потребовать доказательство родства с личностью или свидетельство о ее смерти. Например, в ходе одного из исследований рода, сотрудник отдела хранения документов в органе ЗАГС уточнил, что допускается запрашивать сведения только об умерших, причем делать это без дополнительных разрешений могут лишь дети. Предполагается, что люди будут восстанавливать свидетельства лично либо через полномочных представителей. То есть, внук, при живых родителях, не получит положительный результат на запрос в архив о родственниках третьего поколения (дедушках или бабушках). Если отец или мать не могут заниматься поиском данных, то они должны оформить у нотариуса доверенность на имя исполнителя, которым может быть кто угодно. Однако, как уже сказано, актуальный алгоритм действий становится известен в конкретной ситуации в период ее возникновения и зависит от степени родства гражданина, посылающего запрос в архив о предках, с искомой персоной. В строгих правилах присутствует логика. Мало кто из читателей обрадуется тому факту, что некто чужой беспрепятственно «копается» в биографии и отношениях их родственников либо проводит изучение истории семьи, стараясь найти компромат в корыстных целях.
Как сделать запрос в архив о родственниках семьи
После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более «молодые» записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.
Рассматривая случай с запросом поиска фактов о родственниках из метрических тетрадей церкви (предшественники книг с актами гражданского состояния, которые являлись официальным документом
до 1917 года), стоит обратить внимание на то, что поступать необходимо наоборот. Первоначально, запрашивайте сведения о предках у федеральных архивов в зависимости от региона, где произошло событие, а если записи не были переданы им на хранение, то заявителя перенаправят к органам ЗАГС. Отметим запутанную неразбериху с районами, где в рамках административно-территориального деления иногда менялись границы. Встречаются неоднозначные ситуации, когда деревня (село, город) и приход ее церкви, например, в 1850 году относилась к одной губернии, а вуже к другой. Значит, и церковные метрические книги с семейной историей предков по данному населенному пункту могут находиться у двух региональных архивов. Есть вероятность, что гражданину об этом не сообщат, а на запрос ответят классической отпиской «не обнаружено». При сомнениях на тему тщательности обработки запроса в архив о родственниках - продублируйте письмо в учреждения соседних городов, куда могли быть отправлены книги с записями обрядов предков по спорным территориям.
Бесплатная юридическая консультация:
Теперь объясним непосредственно саму процедуру оформления архивной заявки на поиск сведений о предках с написанием правильного текстового сопровождения. Рассмотрим ситуацию на примере генеалогического запроса в государственный архив, так как в случае с органами ЗАГС - действия достаточно схожи, а подготовленные нами формы по ссылке для бесплатного скачивания в конце публикации не нуждаются в дополнительном разъяснении. Запрос в архив о родственниках можно условно разделить на три блока (как в образце на первой фотографии): куда отправляется обращение, его суть и кем направлено. Сразу скажем, что все части обязательны к заполнению, если хотя бы одна будет пропущена, то с вероятностью 99% Ваше заявление будет отклонено. Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, зайдите на сайт учреждения или уточните по телефону, занимаются ли сотрудники их исполнением в принципе. И если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведется, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление - по электронной почте или традиционным письмом. Когда запросы обрабатываются только на физическом носителе (в письменном виде), не лишним будет укомплектовать посылку вторым конвертом. Увы, по рассказам архивистов, иногда именно из-за отсутствия собственных средств пересылки, запросы о родственниках могут быть проигнорированы (чем меньше архив, тем скромнее бюджет на общение о предках семьи).
Что касается содержания документа, то необходимо знать следующие нюансы. Архив, куда посылается запрос о предках семьи, и отправитель располагаются в визуально едином пространстве - в левом верхнем углу. При этом, заявка должна направляться на имя директора. Точное наименование и актуального руководителя Вы найдете на сайте учреждения. Выглядит эта часть запроса сведений о родственниках примерно так: «Директору государственного архива такого-то субъекта Российской Федерации (области, республики, края и т.д.), его фамилия, имя, отчество (с новой строки)». Далее укажите в бланке Ф.И.О. заявителя, его адрес фактического проживания (где Вы сможете получать корреспонденцию), а также контактные данные (номер телефона или электронную почту, а лучше оба варианта). Анонимные запросы в архив о родственниках семьи и обращения без указания средств обратной связи по понятным причинам к исполнению сотрудниками не принимаются.
Как составить текст заявления, чтобы повысить шансы на положительный результат? Считаем нужным опровергнуть распространенный миф, который гласит: «чем подробнее изложить суть запроса в архив о предках, тем выше вероятность получить ответ со сведениями родственников». Такой подход актуален при взаимодействии с частными генеалогами или профильными организациями наподобие нашего бюро фамильных исследований «Хранители семейных тайн». Но с государственными учреждениями все должно происходить абсолютно наоборот. Чем четче и лаконичнее сформулирована задача, тем больше шансов добиться от архива решения поставленного вопроса и рассмотрения запроса о родственниках в небольшие сроки. Не стоит писать сочинение об уважении к предкам, укажите лишь точные факты: место с датой рождения, населенный пункт, имя родственника, степень родства, а также тип записи. Можно написать примерные данные, но это увеличит стоимость и время исполнения генеалогического запроса в архив о предках, а в некоторых случаях сделает поиск информации о родственниках невозможным. В конце архивного запроса отметьте, что интерес связан с восстановлением родословной, и Вы обязуетесь оплатить работу. Постарайтесь уместить суть в 3-4 строки.
Грамотное обращение в архив с запросом о восстановлении истории предков выглядит примерно так: «Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N. При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги.» Когда интересует обряд бракосочетания предков, то просто замените фразу о рождении на соответствующий текст о браке. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде «проведите генеалогическое исследование рода» либо «хочу узнать родословную своей фамилии». Решение таких задач довольно затруднено, и архив вряд ли за них возьмется, так как генеалогия семьи - не профильное направление его деятельности. В неформальных беседах архивисты отмечают, что вежливое и культурное общение дополнительно мотивирует на качественное выполнение работы, что, в принципе, вполне закономерно. На отдельных сайтах учреждений в разделе с правилами обработки заявлений пишут: «не рассматриваются запросы в архив о родственниках, содержащие нецензурные выражения». Страшно представить, с каким населением приходится иметь дело. Не теряйте лицо, не порочьте память о предках и ведите себя достойно!
Внизу бланка поставьте дату и распишитесь. То есть, Вам необходимо распечатать документ, подписать и отсканировать его (если речь о пересылке по электронной почте). Обращаем внимание читателей на то, что нет никакого смысла дублировать отправку запроса в архив о родственниках, так как новое обращение встанет в конец очереди и создаст лишнюю нагрузку на сотрудников. Лучше, направьте в учреждение вопрос: «прошу уточнить стадию исполнения моего запроса от даты Y, заявитель такой-то». По поводу сроков выделим тот факт, что выполнение работы архивом может занять как считанные дни, так и несколько месяцев. В интернете известны подтвержденные случаи, когда ответа приходилось ждать и 10 месяцев. Однако, справедливости ради отметим, что на архивные запросы о предках, подготовленные специалистами livemem.ru, результат, обычно, приходит в течение 1-2 недель, что еще раз подтверждает важность правильного оформления и четкой постановки задачи. Учитывая все наши советы при подготовке заявления, Вы сможете сделать корректный запрос в архив о родственниках и получить сведения о членах семьи. Кстати, рекомендуем заказать в нашем генеалогическом бюро подробный план проведения исследования, который ощутимо облегчит реализацию поиска предков, а также повысит эффективность затраченного времени и вложенных средств на восстановление родословной.
Бесплатная юридическая консультация:
Если у Вас есть дополнения - сообщите об этом в комментарии, сделаем полезный ресурс вместе!
Генеалогический портал:Образцы документов
Материал из Родовод.
[править] Письмо-запрос в архив о поиске сведений по метрическим книгам
Директору «Название архива»
Бесплатная юридическая консультация:
«Фамилия и инициалы директора»
от гражданина «фамилия, имя, отчество» ,
зарегистрированного по адресу:
«адрес места постоянного проживания» ,
е-mail, номера домашнего и мобильного телефонов)
Бесплатная юридическая консультация:
Прошу Вас предоставить сведения о фамилии, имени и отчестве, возрасте, роде занятий и месте жительства родителей согласно записи в метрические книге акта о рождении «фамилия, имя, отчество», который родился «дата, определенные годы» в «название населенного пункта».
Указанное лицо приходится мне (указывается степень родственных связей) .
С уважением и надеждой на Вашу помощь,
[править] Письмо в Центр поиска и информации Российского общества Красного Креста
В Центр розыска и информации
Российского Общества Красного Креста
Бесплатная юридическая консультация:
Кузнецкий мост, 18/7
г. Москва, Россия
Ответ прошу направить по адресу:
«точный адрес с индексом »
Прошу проверить по картотеке на эвакуированных лиц, находящейся на хранении в Вашем Центре, имеются ли сведения о пребывании членов моей семьи в эвакуации в период Великой Отечественной войны.
Бесплатная юридическая консультация:
Мои данные:«Ф.И.О. на момент эвакуации »
Год и место рождения:
Адрес, по которому проживал до эвакуации:
Когда и куда был эвакуирован:
С кем был эвакуирован:
Бесплатная юридическая консультация:
Мать:«Ф.И.О., год рождения » Отец:«Ф.И.О., год рождения » Дети:«Ф.И.О., год рождения » Другие родственники:«Ф.И.О., год рождения »
[править] Запрос в ЗАГС на рождение
Проживающего по адресу:
В связи с семейной необходимостью прошу выдать справку о рождении по ф. 24 моего «».
По возможности, прошу в справке указать согласно записи акта о рождении: дату и место рождения, гражданство, национальность, место жительства, род занятий родителей. Справку по возможности прошу переслать на мой адрес (указан выше) или через отдел ЗАГС:
Бесплатная юридическая консультация:
[править] Запрос в ЗАГС на смерть
Проживающего по адресу:
В связи с семейной необходимостью прошу выдать справку о рождении по ф. 34 моего «родственная связь (деда, бабушки и др.) ».
По возможности, прошу в справке указать согласно записи акта о смерти: дату рождения (возраст), место рождения, место жительства, род занятий (место работы), национальность, причину смерти умершего, фамилию, имя, отчество, место жительства лица, которому выдано свидетельство о смерти. Справку по возможности прошу выслать на мой адрес (указан выше) или переслать через отдел ЗАГС:
Для доказательства родства прилагаю копии следующих документов:
[править] Запрос в ЗАГС на брак
Проживающего по адресу:
Бесплатная юридическая консультация:
В связи с семейной необходимостью прошу выдать справку о браке моих родственников «родственная связь (деда и бабушки, прадеда и прабабушки и др.) ».
Брак был заключен:
По возможности, прошу в справке указать согласно записи акта о заключении брака: Ф. И. О. до и после заключения брака, дату и место рождения, гражданство, национальность, место жительства вступивших в брак, а также дату заключения брака, дату составления и номер записи акта о заключении брака, место государственной регистрации заключения брака, дату выдачи свидетельства о заключении брака. Справку прошу по возможности выслать на мой адрес (указан выше) или переслать через отдел ЗАГС:
Для доказательства родства прилагаю копии следующих документов:
[править] Запрос в военкомат
В архивный отдел горрайвоенкомата «город или район, где находится вонкомат»
Бесплатная юридическая консультация:
Адрес: «адрес военкомата»
Адрес проживания: «адрес проживания заявителя»
Телефон: «телефон заявителя»
Прошу предоставить данные о призыве и службе (номер воинской части, воинское звание, ВУС) моего «родственная связь, например, деда» , о котором известно следующее:
Оплату выполнения запроса гарантирую в установленном порядке.
Бесплатная юридическая консультация:
Как сделать запрос в архив
Кратко об архивах
Архивы наших дней
Исторические, текущие, государственные, правительственные, федеральные.
Где и как сделать запрос в архив
Виды архивных запросов
Генеалогический – для установления родства, уточнения истории рода или семьи;
Тематический – запрос в архив касательно определенного факта, события или темы.
Оформление запроса
Адрес и ФИО заявителя;
Бесплатная юридическая консультация:
Его контактный телефон;
Если запрос дает юридическое лицо, то исходящий номер заявления, реквизиты организации и адрес.
Объяснить, почему и зачем нужна информация;
Электронный или почтовый адрес, по которому выслать ответ;
Подпись заявителя и печать, если запрос оформляется юридическим лицом.
Бесплатная юридическая консультация:
Пример запроса в архив:
Как передать запрос
Что получить взамен
Скачать образец:
Генеалогия для всей семьи
«Изучение истории своих предков есть наука самая занимательная» (А.С. Пушкин)
Как составить запрос в архив?
Здравствуйте, дорогие читатели! В прошлом месяце я опубликовала целый цикл статей, посвящённых истории становления архивной системы России. Хватит теории! Сегодня мы немного попрактикуемся. Допустим, вы задались целью получить какую-либо информацию о ваших предках или событиях прошлого. Но где ее взять? Ведь современников событий столетней и большей давности не найти. Даже о жизни современников не всегда можно узнать из личной беседы.
Причины могут быть разными. Но выход есть - можно обратиться с запросом в архив. К сожалению, не всегда архивные работники на них отвечают. Одно из оснований- неверно составленный запрос. Давайте разберемся, как это сделать правильно.
Определяемся с видом запроса
Бесплатная юридическая консультация:
- Хотите познакомиться с биографией предка, получить историческую справку и т.п. - вам нужнее тематический запрос.
- Интересуетесь историей сразу целой семьи или рода, хотите узнать родственник вам человек или нет - создаем генеалогический запрос.
- Если нужен материал по обеспечению законных интересов или прав кого-либо - социально-правовой запрос (служебные; от физического или юридического лица; консульские - от иностранцев в русские архивы, от россиян - в зарубежные).
- Пишем на имя директора архива.
- Указываем сведенья о себе или организации, от имени которой запрос создается.
- Указываем обратный адрес и контактный телефон. Иначе куда вам будут отвечать?
- В свободной форме четко и лаконично сформулируем вопрос. Чем более конкретно вы определите суть задачи, тем больше шансов будет получить именно ту информацию, на которую вы рассчитываете. Да и ответ получите скорее.
- Для того чтобы ускорить работу сотрудников архива и получить нужные сведенья, указываем как можно более точное время и место. На какой территории проживали люди или происходили события, которые вас интересуют? В какое время это было?
Теперь нужно определиться с тем, куда ваш запрос направить.
- Если нужно узнать дату рождения, смерти или заключения брака – обращаемся в ЗАГС района. Но только при условии, что не прошло более 75 лет.
- Если нужно установить точную дату, с момента которой прошло больше, чем 75 лет - запрос отправляем в государственный областной архив.
- Если хотите узнать о работе родственника, достижениях, наградах, заслугах, обращайтесь в архив организации, где он состоял. Если ваш родственник был военным, обращайтесь в Российский государственный военный архив, если моряком - в Центральный военно-морской архив.
Почему нет ответа
Если не ответили в течение 3 месяцев, возможно, вы использовали слишком размытые формулировки, и работники архива просто никак не могут закончить работу, передавая ваш запрос из отдела в отдел. Или он просто потерялся. В любом случае можно направить запрос повторно.
Особенности сотрудничество с архивами
Сделать запрос в архив будет полезно не только тогда, когда вы ищите родственников. Это пригодится, если вы пишете диплом, докторскую диссертацию или любую другую научную работу. Чтобы получить доступ к историческим документам, в вашем научном учреждении нужно предоставить в архив «Отношение», где будет отмечена организация, которая направила вас в архив, и тема запроса.
Бесплатная юридическая консультация:
Обращаетесь по личной инициативе - спросят только паспорт. Бланк заявления, которое нужно заполнить, получите на месте.
Некоторые услуги можно получить только за плату, например, сканирование, ксерокопия, распечатка. За срочность подготовки документов тоже иногда приходится доплачивать.
Собирая информацию о событиях и людях прошлого, мы иногда сталкиваемся с трудностями. Но чем сложнее путь нами пройден, тем большее удовлетворение мы получим от результата.
Читайте также:
Если Вам понравилась статья, поделитесь информацией с друзьями:
9 комментариев в “ Как составить запрос в архив? ”
Несмотря на то, что я уже неоднократно отправляла запросы в архиве было интересно почитать. Кстати, в С-Петербурге мне приходили ответы на запросы через 6-8 месяцев после отправки. Так что ответов можно ждать очень долго.
Лена, а у вас есть опыт отправления запросов в другие страны, которые раньше были нашими республиками? Прибалтика, Белорусь, Украина, Молдавия и т.д.? Ведь наш народ так колесил по стране, что очень часто надо обращаться в бывшие братские республики. Я отправляла запрос в Беларусь - никто не ответил. =((
Бесплатная юридическая консультация:
Здравствуйте, Инга! Вы правы, иногда ответы на запросы можно ждать и больше 6 месяцев. Лучше отправлять заказным письмом, так хоть будете уверенны, что запрос архивом получен. Нашей почтой у меня письмо только туда как-то 3 мес шло. Опыта запросов в другие страны пока не было, сейчас готовлю запрос в Государственный архив Черниговской области Украины (как оказалось мои предки переселились на Дальний Восток с Черниговской губернии в конце 19 века), обязательно расскажу на блоге, что из этого получится. Архивам также был посвящен последний номер нашего журнала.
Спасибо за информацию! Как раз на днях задумалась о происхождении своей фамилии и своих предках! Ваш блог оказался очень кстати!
Ни разу ещё не обращалась в архивы, но желание возникает всё чаще, ведь слишком много «белых пятен» в истории нашей семьи. Спасибо за советы))
Подскажите, как написать тот же генеалогический запрос - какова структура его написания, какие сведения необходимо там указать о себе и о родных, чтобы запрос не проигнорировали? Живу в Украине, а большинство корней - в России (Новгородская, Тверская области).
Мысль о том, чтобы составить такой запрос, уже давно есть, а как это на практике осуществить (тем более другое государство - могут быть другие требования) - не знаю.
Буду благодарна, если хотя бы подскажите, где эту информацию можно найти.
С искренними пожеланиями всех благ Вам и Вашему роду!
Здравствуйте, Виктория! Четкой структуры запросов в архив нет. Есть общие правила: четкая формулировка вопроса, указание исходных данных (время, место, где происходили интересующие вас события или известные данные о предке), гарантия оплаты при необходимости, наличие обратного адреса, куда будет отправлен ответ. На сайтах многих архивов есть специальные шаблоны запросов. Если же нет, писать надо в свободной форме. Примерные шаблоны генеалогических запросов видела только здесь www.zaporozhskie.ru/load/. arkhivy/Посмотрите, может подойдут.
Здравствуйте! Можете ли вы мне помочь? Я просто не знаю к кому обратиться. Дело в том, что у меня был прадед по линии матери. По рассказам моего деда, которого уже нет в живых, его отец (мой прадед) был родом из Москвы, по крайней мере жил там до революции, его родители владели обувной фабрикой, а сам он служил в царской армии, имел награды, но вот где служил, кем, мы не знаем. После революции уехал в Сибирь, скрывался там, там же женился на простой женщине, работал простым сапожником, и там же скончался. Так вот, у меня вопрос, могу ли я что то узнать о нем через архив, но я почти ничего не знаю конкретно, ни его дату рождения, только приблизительно, ни точное место рождения, только Москва, не знаю ничего про его родителей, только имя его отца и то, что у них была обувная фабрика. Еще знаю год рождения родной сестры прадеда, а больше ничего и не знаю. Ну еще предположительно, что он участвовал в первой мировой, и служил тогда в Забайкальском крае, городе Верхнеудинске, сейчас переименован в Улан-Удэ, там похоже и остался, когда произошла революция. Так вот, скажите, пожалуйста, можно ли на основании этих данных, не зная точных дат, обратиться в архив? Будут ли они искать? или этого недостаточно? Хотелось бы узнать когда и где родился прадед, и если возможно, то и его родители. Узнать, где они жили, и хоть что то о них. И куда в таком случае мне лучше обратиться, в какой архив написать, я живу не в Москве. Потребуют ли они доказательство, что я являюсь родственницей, я могу предъявить только свидетельство о рождении моего деда, других документов нет. Извините если много написала. Спасибо.
Здравствуйте, Мария! При работе в архивах обычно требуют подтверждения родства, иногда могут сделать исключение, если прошло уже более 100 лет и информация не засекречена. Я бы начала со свидетельства о рождении вашего деда, можно обратиться в ЗАГС, который его выдал. Ведь в свидетельстве о рождении написана не вся информация, в актовой записи должны быть указаны даты рождения ваших прабабушки и прадедушки, место рождения, а также место жительства на момент регистрации рождения. Для обращения в загс желательно иметь ваше свидетельство о рождении и свидетельство о рождении вашей мамы + свидетельство о рождении вашего деда, о котором вы упомянули. Если этот ЗАГС не в вашем городе, обратитесь в свой, там должны переслать ваш запрос в нужный ЗАГС, а также выдать вам ответ, когда он придет. Зная дату и место рождения вашего прадеда, будет легче при обращении в архивы. Также получив эти сведения, можно пойти дальше, по месту рождения вашего прадеда и его точной даты рождения, можно будет выяснить и имена его родителей, скорее всего уже через метрические книги, но это уже следующий этап. По поводу участия в Первой Мировой войне вашего предка: в СВРТ реализуется глобальный проект, посвященный участникам Первой Мировой войны 1914.svrt.ru Может там, что-то найдете. Ещё хорошая зацепка - обувная фабрика, которой владели ваши предки, но нужно узнать прежде всего те данные, о которых я сказала выше. Узнаете все, что можно через ЗАГС и Интернет, напишите мне, подумаем куда обращаться дальше.
Здравствуйте, Инга. Вы не подскажите, если я не знаю, где родилась моя бабушка, только знаю где и когда умерла, куда я могу сделать запрос, чтобы узнать ее родителей, подняв метрическую запись, наверно. Про сестру дедушки и ее мужа знаю все, и что был ребенок, который сейчас живет в Таллине, но его имени и даты рождения не знаю, только фамилию Ренвальд, как найти? Что можно попробовать в моих безнадежных ситуациях?
Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться. Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа. Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.
Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:
- Утеря документов, подтверждающих рабочую деятельность человека на протяжении его жизни.
- Согласно п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555 договоры ГПХ также являются подтверждением трудовой деятельности. Поэтому неправильное заполнение трудовой книжки, договора — основание для запроса в архив.
Без архивных документов гражданин может остаться без страховой и «заработанной» пенсии.
Запрос в архив для подтверждения трудового стажа заполняют по специальной форме.
Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:
- наименование архивного учреждения;
- Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
- фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
- заявление;
- конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
- точное название организации и должности;
- основание для получения выписки, справки;
- подпись заявителя.
Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:
1. Социально-правового характера (в виде различных справок - по трудовому стажу и пр.).
2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).
3. Генеалогического.
Первые два вида мы рассматривать сейчас не будем. Остановимся на третьем - как сделать запрос в архив о родственниках.
Вам помогут за деньги
Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.
Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.
Вам никто не должен
Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).
Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера "В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится".
А здесь - должны
Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках - непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?
Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать. Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача - нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью. Исполнителем при этом может быть любой человек - не обязательно родственник.
И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно. Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо. Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).
Ближе к делу
Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться - в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.
Немаловажен и фактор времени - как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно "молодые" записи, относящиеся к состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.
После революции...
Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках - участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.
В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.
...и до нее
Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги Данные тетради до 1917 года служили вполне официальными документами.
Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой "не обнаружено". Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.
Что и как писать
Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно. Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта. Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.
Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая. Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление. Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.
Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт. Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине. Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.
Обязательные данные
Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива. В левом верхнем углу прописывается адрес и наименование учреждения, там же для соблюдения визуального единства указываются и данные отправителя. Узнать конкретные фамилии и наименования вы точно так же можете на сайте учреждения.
После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции. В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше - и то, и другое). Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.
О сестре таланта
Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.
Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов - дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне "примерно", время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.
Запрос в архив - образец
Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: "Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить."
Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие "исследуйте мой род с точки зрения генеалогии" либо "интересуюсь родословной моей фамилии" крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу - крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.
В заключение отметим
В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!
Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения - попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.
На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.
Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.
Немного об архивах
Начнем с того, что архив является государственным (реже - частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.
Архивное дело появилось в незапамятные времена. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов, но и архив жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, а также из архивов средневековой Европы. Надо сказать, что уже много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. В Европе же были сначала архивы сюзеренов и вассалов, а потом – городские и церковные архивы.
Современные архивы
В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).
Все архивы делятся на:
- федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические;
- муниципальные и городские;
- общественные, частные, общинные.
Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.
Куда именно нужно обращаться?
Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.
Можно также воспользоваться онлайн путеводителем по отечественным архивам - guides.rusarchives.ru. Там можно осуществлять поиск по 49 региональным архивам и 31 федеральному. Можно также зайти на официальный сайт Росархива.
Архивные запросы: классификация и сроки исполнения
Что касается архивных запросов, то все они делятся на:
- тематические – это запросы о сведениях, которые касаются определенного события, факта или темы; сделав такой запрос, можно установить сведения, уточняющие факты биографии конкретного человека;
- генеалогические – такие запросы подразумевают получение информации, которая позволит установить родство или уточнить историю отдельной семьи или рода;
- социально-правовые – такие запросы, как правило, связаны с получением информации, которая нужна для соблюдения законных прав и интересов лиц или организаций; к социально-правовым относятся служебные запросы от органов власти, консульские запросы, а также запросы от юридических и физических лиц (последние могут касаться состояния здоровья, размера заработной платы, трудового стажа, службы в армии, получения образования, применения репрессий, награждений, актов гражданского состояния и прочего).
Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.
Составляем запрос
Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:
- кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
- ФИО и адрес заявителя;
- контактный телефон заявителя;
- исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес (эти данные указываются, если запрос подает юридическое лицо).
- о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);
- причину, по которой запрашивается информация;
- адрес, по которому следует выслать ответ на запрос (это может быть и электронная почта);
- дату составления запроса;
- подпись физического лица, ответственного исполнителя или директора учреждения (если запрос подает организация).
Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).
Что выдают архивы?
В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.
А если информации по запросу в архиве нет, то заявитель получит письмо, в котором будут изложены причины отсутствия документов и рекомендации по дальнейшим действиям.
Если вам нужно разыскать родственников, восстановить утерянное свидетельство о рождении или изучить исторические документы для написания диссертации, нужно просто сделать запрос в архив, грамотно составив заявление.
Инструкция
Главное - это правильное оформление запрос а. Для этого в правом верхнем углу указать должность, фамилию, имя, отчество (если известны), под ними, но строчкой ниже - адрес должностного лица, которому направляете документ. На следующей строке ниже под первыми двумя: , имя, отчество отправителя и его адрес проживания с указанием (если отправителем является организация, то все эти реквизиты уже имеются на регистрационном штампе).
Основная часть запрос а из текста, отражающего суть обращения: какого характера информация или документ требуется отправителю. Текст желательно лаконично, грамотно, отражая суть своего обращения понятной для получателя письменной речью.В конце текста поставьте дату, подпись, расшифровку в виде указания и инициалов, печать (если таковая имеется).
К запрос у приложите необходимые документы, а лучше их копии. В особых юридически значимых вопросах нужно прилагать заверенные в нотариальном порядке ксерокопии.
Необходимо определиться с видом отправки документа. В случае, если это будет письменное почтовое отравление, то письмо обязательно должно быть заказным (лучше с уведомлением). При отправке запрос а с помощью факса (граждане могут воспользоваться услугой на главпочтампе ) лучше уточнить данные принявшего отправление сотрудника. При отправлении (электронным письмом) - перезвонить в организацию и убедиться в том, что документ зарегистрирован в канцелярии.
Обратите внимание
Стоит учесть тот факт, что сделать запрос в другой город и получить на него соответствующий ответ – процесс небыстрый, требующий определенного запаса времени.
При получении запросов исполнителю дается 10 рабочих дней на ответ. Если все же по истечении разумного количества времени с учетом почтовой доставки отправитель не получит ответа, то в этом случае есть два пути последующих действий: обращаться в суд или прокурату, либо отправить повторный запрос. При этом нужно сослаться на данные о том, когда был произведен первый запрос и указать, что письмо направлено повторно.
За несвоевременный ответ должностное лицо несет соответствующее дисциплинарное взыскание или административное наказание. Обязательно сохраните все документы и квитанции для подтверждения ваших действий.
В случае с факсом необходимо направить адресату и прилагаемые к запросу документы, а к электронному письму – отсканированные их изображения.
Инструкция
В органах ЗАГС хранятся актовые книги, которые состоят из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Такие книги хранятся по месту регистрации в течение 100 лет. По прошествии этого срока, актовые книги передаются в государственные архивы.
В случае необходимости получения сведений из актовой книги или дубликата выданного ранее свидетельства, в органы ЗАГС можно обратиться с запросом . Самая простая ситуация – когда вы сами можете явиться в орган ЗАГС , в котором хранится актовая книга с нужной вам информацией. В данном случае нужно будет предоставить документы, удостоверяющие личность и право на получение соответствующей информации (например, если женщина утратила свидетельство о , нужно будет представить, кроме