Как оформить приглашение для работника на собеседование. Структура телефонного звонка при назначении собеседования

Менеджеры по персоналу - лицо компании. Кандидаты, общаясь с ним, составляют общее представление о компании. Важно, чтобы с первого такого знакомства у соискателя сложилось хорошее впечатление о компании и появилось стремление занять в ней вакантное место. Чтобы так и было, нужно правильно написать и оформить приглашение на собеседование.

Из материалов этой статьи вы узнаете:

Приглашение на собеседование как первый шаг к дальнейшему сотрудничеству

В том случае, когда компания высоко позиционирует себя на рынке труда и предъявляет высокие требования к кандидатам при наборе персонала, ее менеджеры, являясь лицом компании, также должны соблюдать деловой этикет и грамотно подходить к вопросу поиска и отбора новых сотрудников. Поскольку именно с приглашения на собеседование начинается взаимодействие с соискателем, организацию и оформление той процедуры можно считать визитной карточкой компании. И при этом совсем не важно, в какой форме это приглашение было сделано - в письменном виде или при личном контакте по телефону.

Прежде, чем направить соискателю приглашение на собеседование, необходимо изучить присланное им резюме и принять решение, подходит ли он под условия. Если да, нужно составить приглашение на собеседование. При этом стандартную форму лучше дополнить с учетом особенностей кандидата.

Приглашение необходимо составить с учетом значимости самой позиции и пониманием, что специалист, имеющий высокую квалификацию, знает свою цену на рынке труда и относится к себе с уважением. Поэтому к каждому такому кандидату требуется индивидуальный подход, особенно если это представители редких и востребованных профессий, при подборе которых использовались такие достаточно дорогостоящие методы, как HeadHunting или Executive search . Индивидуальный подход при этом предполагает не только упоминание в приглашении на собеседование имени и отчества, но и высказывание благодарности за присланное резюме.

В интернете можно найти множество шаблонов-приглашений на собеседование, но лучше использовать их только в качестве образца. Каждый менеджер по персоналу может составить собственные шаблоны, в которых будет учтена и значимость позиции, и значимость конкретного рабочего места. Это будет гарантией, что кандидат не получит приглашения, неотличимого от тех, что были присланы другими компаниями.

Требования к приглашению на собеседование:

• уважительный, деловой, лаконичный стиль;
• отсутствие грамматических ошибок;
• простота и логичность изложения, исключающая двоякое толкование;
• максимальная информативность, исключающая появление дополнительных вопросов у кандидата.

Что должно содержать приглашение на собеседование

Приглашение на собеседование должно содержать полное наименование компании и область ее деятельности. Укажите дату, время и место, куда нужно будет явиться соискателю. Чтобы он смог лучше ориентироваться, можно приложить схему проезда. Кроме этого, в приглашении нужно отметить, какие специалисты будут проводить собеседование, указать их имена, отчества и фамилии, а также занимаемые должности.

Основные пункты в приглашении на собеседование

• Название компании и область ее деятельности;
• Место и время проведения собеседования (прикрепить схему проезда при необходимости);
• Указать участников собеседования (должность, ФИО);
• Наименование вакансии и предъявляемые требования;
• Указать список необходимых документов

Во избежание недопонимания, в приглашении на собеседование можно указать наименование вакансии и предъявляемые к ней требования. Не лишним будет описание условий, специфики работы, применяемой схемы оплаты труда. Целесообразно также привести в приглашении на собеседование перечень документов, которые кандидату потребуется предъявить для подтверждения своего профессионального статуса и опыта работы.

Образцы правильно составленных приглашений на собеседование

Пример 1

При массовом наборе линейного персонала

При рассылке приглашений на собеседование нужно учитывать не только специфику вакансии, но и количество претендентов. Так, при массовом наборе линейного персонала, кандидатам можно отправить такие приглашения на собеседование:

Пример 2

Когда кандидат должен отвечать специальным требованиям

Когда для того, чтобы занять вакансию, кандидат должен отвечать специальным требованиям, ему можно направить приглашение такого содержания:

Пример 3

Когда навыки и опыт кандидата подходят для другой вакансии

Иногда бывает так, что подходящий кандидат уже найден. Однако опыт и квалификация соискателя позволяют ему занять другую подходящую ему вакансию. В этом случае приглашение на собеседование может выглядеть так:

Приглашение на собеседование по телефону

Когда речь идет о высоких или уникальных позициях, соискатель заслуживает особого отношения. В таком случае приглашение на собеседование лучше озвучить при личном разговоре по телефону. У него могут возникнуть вопросы, на которые менеджер ответить в оперативном порядке. Иногда приглашение по телефону необходимо и в тех случаях, когда соискатель в резюме забыл указать адрес электронной почты для связи.

Начать разговор следует после того, как менеджер представится и назовет компанию, от лица которой звонит. Далее, обратившись к кандидату по имени и отчеству, следует узнать, является ли для него по-прежнему актуальной данная вакансия. Если ответ положительный, то ему необходимо подробно рассказать о вакансии и ее специфике.

Приглашение на собеседование нужно озвучить после того, как кандидат будет готов записывать. После этого ему необходимо сообщить:

• дату и время проведения собеседования;
• место проведения;
• должности людей, которые будут проводить собеседование;
• контактный телефон для связи.

Менеджер по персоналу должен быть готов ответить на дополнительные вопросы, если они возникнут у собеседника. Во время всего разговора необходимо сохранять вежливый, доброжелательный и спокойный тон.

Приглашение на собеседование – это желание работодателя увидеться лично с выбранным кандидатом. Это означает, что резюме соискателя привлекло рекрутера. Первое общение и общее впечатление о кандидате создаётся именно при личной встрече.

Приглашение на встречу является промежуточным этапом между изучением резюме соискателя и личной беседой. При встрече выявляются профессиональные навыки и качества кандидата, а также их соответствие с резюме (больше о том, как проводить собеседование при приеме на работу, читайте , а вы узнаете о том, какие вопросы нужно задавать соискателю). Озвучить предложение о встрече рекрутер может двумя способами:

1. Посредством телефонных переговоров.
2. Отправлением письма по электронной почте или смс сообщения.

Сайты, которые специализируются на сборе вакансий от прямых работодателей и привлечении соискателей, имеют специально разработанные шаблоны с функцией автоматического заполнения данных нанимателей. В шаблоне указываются контактные телефоны, с помощью которых соискатель может самостоятельно связаться с уполномоченными лицами компании.

Такой способ упрощает работу уполномоченных лиц, особенно если речь идёт о компании с большим потоком новых вакансий. Однако есть небольшой минус, и заключается он в том, что электронный шаблон может остаться непрочитанным или вовсе проигнорированным.

Как правильно пригласить по телефону?

Как правильно договориться по телефону – вопрос актуальный. Во время телефонного разговора работодатель может задать любые интересующие вопросы кандидату, чтобы составить первичное мнение о его знаниях.

Назначив дату и время собеседования и согласовав её по телефону с успешным кандидатом, можно легко проконтролировать всю процедуру поиска работников и знать наверняка, сколько именно человек придёт на деловую беседу.

Примером может быть следующий алгоритм действий:

Также желательно поблагодарить работодателя за внимание к вашей персоне и пожелать найти достойного сотрудника. При этом очень важно соблюдать деловой стиль общения. Сообщение об отказе следует направлять только в рабочее время и желательно в будни.

Почему не приглашают?

Причин для отказа может быть множество:

• Если навыки и опыт работы кандидата не соответствует вакантному месту.
• Не правильно составленное резюме (не полностью указано образование, отсутствует грамотность и т. д.).
• Частая смена работы.

Причины для отказа можно узнать у ответственных лиц компании. Связаться с ними можно по контактным телефонам. Очень важно быть всегда вежливым и не допускать грубости.

Работники HR отдела при подборе персонала используют множество , которые позволяют весьма точно определить каким человеком является кандидат, и можно ли считать его потенциальным сотрудником. Читайте наши материалы о том, что нужно знать соискателю, чтобы .

Подводя итоги, можно отметить, что в любой ситуации нужно соблюдать правила приличия и делового этикета. Важно показать себя только с положительной стороны, ведь не известно, что и кого ожидает в будущем.

Вопреки прогнозам экспертов, непростая экономическая ситуация привела не к перенасыщению рынка труда кандидатами, а наоборот, к его инертности. Это связано с высоким уровнем тревожности и опасением менять место работы в такое сложное время. В таких условиях конкуренция между работодателями остается актуальной. Если работодатель выбрал подходящего соискателя на вакантную должность, следует направить ему приглашение на собеседование. Образец такого приглашения можно посмотреть ниже, как его правильно составить и передать соискателю также читайте в статье.

Оценка предложения соискателем происходит уже на этапе приглашения на вакансию. Многие рекрутеры сталкиваются с ситуацией, когда кандидат игнорирует приглашающие письма или, что еще чаще, не является на собеседование. Вместо того, чтобы обвинять кандидата в необязательности, стоит провести анализ приглашения на предмет ошибок.

В какой форме отправить приглашение?

При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка. Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber). Нежелательно отправлять приглашение через смс, это правило плохого тона.

Как составить письменное приглашение на собеседование — образец

Это может быть письмо на электронную почту или отклик на размещенное в Интернете резюме. Многие работные сайты предлагают соблюсти деловой этикет, используя разработанные ими шаблоны писем. В большинстве случаев они выглядят так:

Образец 1.

«Уважаемый Иван Иванович! В настоящее время в нашей компании открыта вакансия Системного администратора. Опыт работы, описанные вами в резюме, показался нам интересным. Для записи на собеседование, свяжитесь с нами по указанному ниже телефону»

Это удобно для работодателя, но кандидат, находящийся в активном поиске, получает десятки аналогичных писем.

Кроме того, если представить, что такое письмо получит соискатель 22 лет, не имеющий опыта работы, это покажется ему нелогичным. Он, скорее всего, сделает вывод о том, что резюме его не прочитали, сделав массовую рассылку, и оставит приглашение без ответа.

Подходите к оформлению приглашения соискателя на собеседование индивидуально.

Индивидуальный подход поможет обратить на себя его внимание. Прежде всего, необходимо изучить резюме кандидата, и в приглашении сделать правильные акценты, влияющие на мотивацию: значимость позиции, уровень полномочий, размер дохода, расширенный соцпакет, медицинская страховка и т.д.

Образец 2.

«Иван, добрый день! В настоявшее время в нашей компании открыта вакансия Менеджер по персоналу. Ваше резюме нам интересно, мы хотели бы пригласить вас участвовать в конкурсе на эту позицию. Подробную информацию о требованиях и условиях работы вы найдете по ссылке…. В случае вашей заинтересованности, будем рады видеть вас в офисе компании, расположенном по адресу. В случае если у вас появится вопросы, вы можете связаться с менеджером по персоналу. Хорошего дня!» Далее следует указать телефон, имя и должность контактного лица, ссылка на официальный сайт компании.

Преимущества письменного приглашения на собеседование:

• экономия времени рекрутера, что ценно при массовом подборе, когда необходимо создание широкой «воронки входящих резюме»;
• возможность отправить ссылку на информацию о компании, «продать» вакансию;
• уважение к времени кандидата, который также может в момент звонка находиться на рабочем месте и не иметь средств для записи времени и места собеседования;
• возможность приложить ссылку на профессиональное тестирование;
• возможность попросить рекомендации, если кандидат не готов рассмотреть предложение сам.

Образец 3.

«В случае, если поиск работы для вас не актуален, мы будем благодарны за рекомендации специалистов из круга ваших профессиональных контактов»

Как пригласить на собеседовании по телефону

Телефонное приглашение применимо в случае работы с кандидатами на топовые позиции или редким специалистом. Личное внимание будет оправдано.

Кроме того, часто возникает необходимость уточнить принципиально важные моменты, и только потом принимать решение о личной встрече. Например, возможная релокация кандидата или ожидаемый уровень дохода. Сценарий такого разговора может выглядеть так:

Образец 4

«Добрый день, Иван! Меня зовут Мария, я – менеджер по персоналу компании «Европласт». Благодарю вас за отклик на нашу вакансию. Удобно и вам сейчас разговаривать? Насколько актуален для вас поиск работы? Готовы ли вы рассмотреть вариант переезда в другой город?»

В случае приглашения по телефону на собеседование, дополнительно выслать контакты встречающего лица, адрес и время, допустимо с помощью смс.

Правила этикета предполагают необходимость оговорить регламент встречи – время, которое займет собеседование. Не стоить забывать и о документах, которые могут потребоваться, например, для оформления пропуска на территорию предприятия или подтверждения квалификации.

Акцент на конкурсный отбор необходим при любой форме приглашения. Это защитит работодателя от претензий соискателя в случае отрицательного решения по его кандидатуре. Важно помнить, что федеральное законодательство обязывает работодателя в 7-дневнный со дня встречи оповестить кандидата о причинах отказа в приеме.

Похожие записи

День добрый, дорогой друг!

Входящие к нам обращения бывают ожидаемые и не очень. В том числе приглашения на собеседование. Важно не путать одно с другим.

Представим ситуацию:

Вас заинтересовала вакансия и вы подстроили под нее резюме, составили сопроводительное письмо и отправили. Все как положено, честь по чести. Ждете ответа. Проходит день — другой-третий. Ни гу-гу. Затем закрутились, общались еще с кем-то, обычный водоворот событий.

Через дней 10 вдруг звонок от той компании, куда вы направляли резюме. А вы уже и забыли... И пытаетесь на ходу вспомнить кто же это. В ответ на первые слова «Вы направляли нам резюме, так», говорите: «Эмм... да... кажется да...».

Первое впечатление создается первыми словами. То, что вы мямлите и пытаетесь соображать на ходу — не лучший вариант. Другое дело, когда вы скажете «Конечно, направлял резюме неделю назад. Рад, что вы позвонили, я ждал звонка.»

Важное правило — помните все компании, куда вы направляли резюме . Дабы не чесать в затылке, пытаясь лихорадочно вспомнить, что вы писали им и писали ли вообще.

Так вы производите впечатления человека, которому «по барабану» что и куда он пишет.

Человек на другом конце провода должен понять, что его звонок ждут.

Желательно вести письменный учет контактов. Так лучше запоминается. Несложная табличка: в какую компанию и когда вы направляли резюме. Сюда же можно добавлять даты предстоящих собеседований, их результаты и еще много чего.

Что хочет узнать рекрутер

Обычно первый телефонный контакт — небольшое экспресс-интервью.

Рекрутер хочет определить:

• Актуально ли предложение компании для вас на сегодня?
• Вы реальный человек и именно тот, кто отправил резюме.
• Вы следуете хотя бы элементарным правилам делового общения. Если он вместо «Здравствуйте» услышит «Это кто?» тоном человека которого не вовремя побеспокоили, разговор может не состояться или быстро свернется.

Как подготовиться к разговору?

Чтобы не тормозить во время разговора и сделать его продуктивным и полезным для вас, рекомендую придерживаться, следующих правил правил:

• Заранее подготовьте вопросы, которые в зададите при первом разговоре. Примерный перечень вопросов можно посмотреть .
• Подготовьте ответы на вопросы собеседования. Часть из них могут быть заданы уже во время телефонного разговора
• Если мешает шум, например транспорта, или неудобно говорить по другим причинам. — лучше перенести разговор. При этом сказать, что перезвоните сами и спросить по какому телефону.
• Во время разговора имеет смысл слегка улыбаться. Я серьезно говорю. Улыбка меняет голос и придает ему приятный тембр. Попробуйте сами.
• В телефонном разговоре, в отличие от очного собеседования, нежелательны частые паузы. Старайтесь поддерживать динамику беседы словами "хорошо ", «так», «ага», «конечно» и т.п.
• В обязательном порядке обращайтесь к человеку по имени. Не в каждом предложении, но через раз. Это важно, поверьте на слово.

Ваши задачи минимум

1. Определить, готовы ли вы к продолжению общения с этой компанией
2. Показать, что с вами приятно общаться. Вы человек воспитанный, вежливый, позитивный, «живой»
3. Ответить на вопросы и задать свои вопросы
4. Определиться с датой, временем очного собеседования и с кем оно состоится

После беседы сделайте пометки в своей учетной таблице о важной информации, если такая есть.

Как определять левые конторы?

Звонки от незнакомых компаний примерно в 80% случаев — всевозможные «заманухи» в разные пирамиды, работы типа агентов по страхованию или недвижимости, а иногда и просто мошенники.

Как определять разного рода «конторы никанора» мы обсуждали .

Приглашение по почте

Почти все псевдоприглашения и «предложения» сейчас автоматически отправляются почтовыми сервисами в спам. Ибо люди которые это пишут, обычно не имеют ни малейшего представления не только о рекрутинге, но и вообще о том, как предлагать работу.

Адрес отправителя в кавычках, безадресное обращение типа «здравствуйте», а то и вообще без оного, восклицательные знаки. Все это повод отправить сообщение в спам, если оно туда не попало сразу.

Кампании, в которые вы направляли резюме через работные порталы, на почту обычно не пишут. Звонят или пишут на сайте с просьбой перезвонить.

Внимательно смотреть письма следует только от тех компаний, куда мы направляли резюме. Таких писем будет немного, если будут вообще. Обычно также предпочитают звонить.

Если же такое письмо все же пришло, с ответом тянуть не следует. Как правильно написать ответ, мы разбирали .

Еще раз подчеркну основную мысль статьи : приглашения на собеседования, звонки от работодателей не должны заставать вас в врасплох.

Ваш собеседник должен сразу понять, что его звонок ожидаем и желанен. создаст позитивный тон всему дальнейшему общению.

Благодарю за интерес к статье.

Если вы нашли ее полезной, сделайте следующее:

1. Поделитесь с друзьями, нажав на кнопки социальных сетей.
2. Напишите комментарий (внизу страницы)
3. Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи к себе на почту.

Удачного вам дня!

Каждый человек, стремящийся найти подходящее место работы, должен знать и понимать деловые схемы взаимодействия с потенциальными работодателями. После того, как кандидат правильно составил резюме и отправил его на желаемые должности, он ожидает приглашения на собеседование. Если резюме заинтересует работодателя, то он обязательно выйдет на связь.

И когда приглашение на собеседование пришло, соискатель должен подтвердить встречу, как правило, в письме. И готовиться к заветному интервью. Как же стоит отвечать на приглашение, на собеседование? Отвечать сразу или стоит подождать? Мы расскажем Вам в нашей статье.

Подтверждение приглашения является вашим официальным согласием на встречу и заинтересованностью в сотрудничестве. Как грамотно ответить так, чтобы заинтересовать работодателя?

Для начала стоит отметить, не стоит давать согласие моментально. Подождите половину дня, перед тем как написать ответ. У HR-специалиста сложится впечатление, что вы серьезный, занятой человек. Таким образом, если вы получили письмо днем, то стоит откликаться на приглашение на собеседование вечером. А если приглашение пришло в конце рабочего дня, дайте ответ следующим утром. При этом у вас появится время еще раз все обдумать, действительно ли заинтересованы в данной работе. Если в приглашении вам что-то не понятно, не стесняйтесь перезвонить и уточнить.

Как оформить подтверждение приглашения?

После того как потенциальный работодатель прислал вам письмо с датой и временем предстоящей встречи, вам необходимо подтвердить получения письма и сообщить что вы готовы к встрече в указанное время. Ваше письмо должно быть серьезным. Не допускайте фамильярности.

Образец

Здравствуйте, Иван Иванович!

Благодарю Вас за приглашение. Буду рад(а) приехать к вам в офис в такое-то время (укажите даты и время, удобные вам. Если уже предложены, - подтвердите встречу в назначенный час).

С уважением,

ФИО, телефон

Уважаемый Сергей!

Ваше письмо мной получено и прочитано. Я весьма благодарен Вам за приглашение. Буду на собеседовании в назначенное время.

Дата, подпись

Здравствуйте,… (имя отправителя)!

Спасибо за приглашение на интервью. Я внимательно изучил(а) предоставленную о компании и вакансии информацию (если письмо было с подробным описанием или ссылками на сайт компании и вакансию). Меня заинтересовало ваше предложение. Я готов(а) встретиться с вами … (укажите дату, обговоренную ранее).

С уважением, (ваше имя)! (телефон и иные способы связи)

«Уважаем(ый-ая) (имя, того кому вы пишете ответ)! Ваше письмо получил(а). Встречу на (дата, время) подтверждаю. Большое спасибо за приглашение. С уважением, (ваше имя, дата, подпись)

Как дать отрицательный ответ работодателю на приглашение на собеседование?

Если вас не устроил один или несколько пунктов в предложении о работе, то стоит дать отрицательный ответ, что вы отказываетесь от встречи. Не стоит уходить «по-английски». Письменный отказ покажет ваши деловые стороны и возможно работодатель предложит вам более выгодные условия трудоустройства. Так или иначе, воспитанный человек обязательно ответит, что предложение более ему не интересно.

Образец отказа

«Здравствуйте, (имя того, кому вы пишите ответ),

Я получил(а) ваше приглашение, однако в данный момент не могу принять его. Дело в том, что меня не совсем устраивает (Здесь перечислите все моменты, которые вызывают у вас сомнения). Я рассчитываю на (Здесь перечислите свои условия, при которых вы готовы к трудоустройству). Надеюсь на наше дальнейшее сотрудничество. С уважением, (Ваше имя, фамилия, подпись и дата)»

Если вы передумали, то постарайтесь корректно обозначить причину отказа.

Добрый день, (имя человека, связавшегося с вами)! Я внимательно изучил(а) ваше предложение и в настоящий момент вынужден(а) отказаться от встречи, так как:

Я принял(а) решение остаться на старом месте работы;

Мне уже поступило предложение о работе, и я дал(а) свое согласие;

В данный момент, я не нуждаюсь в поиске нового места работы;

По личным причинам, поиск работы для меня пока приостановлен.

Обязательно уточнить следующие моменты:

Дата, место и время проведения собеседования;

Какие документы необходимо иметь при себе;

С кем будет проходить встреча;

Уточните имя и телефон сотрудника, с которым можно связаться в случае непредвиденных ситуаций.

Если вас пригласили на собеседование по телефону

Вам поступил долгожданный звонок из компании, в которой вы хотели работать. Рекрутер может звонить вам, не только с целью пригласить на собеседование, но и для начала провести телефонное интервью. В ходе вашего телефонного разговора рекрутер возможно задаст вопросы о вашем профессиональном опыте, знаниях, а также поймет, насколько хорошо вы умеете вести деловые беседы и степень вашей адекватности в целом. Если ответы устроят рекрутера, вас обязательно пригласят на личную встречу. Обратите внимание, что в ходе телефонного разговора вы так же имеете возможность задать вопросы. И стоит использовать это. Обязательно запишите всю информацию представленную рекрутером.

Если вам звонит пока незнакомый работодатель. То стоит для начала внимательно выслушать предложение, поинтересоваться, откуда они узнали, что вы ищете работу, задать интересующие вас вопросы. Не стесняйтесь переспрашивать, если вдруг вы что-то не поняли.

Как правило, HR-специалисты дублируют всю озвученную информацию ранее в электронном письме. Но на всякий случай уточните этот момент. После того как вы поймете, что все важные критерии для вас соблюдены и предложения вам интересны, стоит дать положительный ответ о встрече. Не стоит выходить за рамки оговоренного срока, если такие были озвучены.

И так теперь вы знаете, как написать письмо подтверждение собеседования. Запаситесь верой в себя и начинайте готовиться к интервью. А мы желаем вам успешного трудоустройства и работу вашей мечты!