Акт сверки взаимных расчетов синяя птица. Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов
Акт сверки взаиморасчетов - это документ, отражающий состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период. Согласно Письма Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/2 «действующим законодательством форма акта сверки расчетов хозяйствующих субъектов не предусмотрена, т.е. организация при необходимости может разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно».
Акт сверки составляется бухгалтерией предприятия в двух экземплярах, визируется печатями и подписями главного бухгалтера и руководителя и направляется второй стороне. Бухгалтерия контрагента, получившая акт сверки, должна проверить содержащийся в акте реестр всех операций и внести в акт собственные данные. При наличии расхождений, информация об этом фиксируется, как правило, в конце документа. Акт подписывается бухгалтером и руководителем, скрепляется печатью организации - 1 экземпляр остается в бухгалтерии, другой - направляется партнеру, инициировавшему сверку.
Уклонение от подписания акта сверки взаиморасчетов является основанием для рассмотрения дела в суде, если претензии контрагента подтверждены соответствующими документами. Некоторые организации, направляя бланк акта сверки взаиморасчетов контрагенту, указывают сроки, в течение которых необходимо выслать подписанный документ или вернуть долг. Суд не принимает во внимание нарушение этих сроков, если они не прописаны в договоре.
В случае невыполнения одной из сторон своих обязательств по договору, скрепленный подписью руководителя и печатью организации акт сверки прикладывается к исковому заявлению в суд вместе с другими доказательствами задолженности и может послужить как косвенным доказательством признания долга (если акт подписан второй стороной), так и доказательством отказа признавать долг (в случае неподписания акта). Кроме того, акт сверки может являться основанием для прерывания срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет 3 года. Если до истечения этого срока организация-должник поставит печать и подпись на акте сверки взаимных расчетов, то признает таким образом свой долг. Срок исковой давности будет прерван и начнет исчисляться заново с момента подписания акта должником (ст. 203 ГК РФ).
Акт сверки взаимных расчетов между организациями, у которых нет имущественных споров, носит чисто технический характер и может быть подписан только главными бухгалтерами обеих организаций. Но такой акт не будет принят в качестве доказательства в суде.
Сверка расчетов с партнерской организацией может производиться как по какому-либо конкретному договору (поставке, счету-фактуре), так и в целом по всем коммерческим отношениям с данным контрагентом за определенный период. Обязанность применения актов сверки сторонами договора в российском законодательстве не установлена, тем не менее такие акты постоянно используются в деловом документообороте.
См. также:
Во время сотрудничества, между любыми бизнес-объектами возникают экономические связи. Взаимные расчеты между , выдача и , в государственные органы – все эти операции связаны с деньгами.
Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.
Основные сведения об акте сверки с поставщиками и покупателями
Акт сверки с поставщиками и покупателями представляет собой декларативный документ, отражающий все расчеты, произведенные между контрагентами за обозначенный период времени: месяц, квартал, год или весь период сотрудничества. Закон Российской Федерации не обязывает составлять такой документ. Однако, в деловой практике акты сверки встречаются довольно часто и негласно являются обязательными для оформления.
- Периодичное или постоянное проведение сверок и запись их результатов на бумаге помогает деловым партнерам избегать ошибок в расчётах и выплатах, обнаруживать и своевременно погашать долги, устранять другие финансовые расхождения.
- Более того, если одна из сторон задолжала другой и не признает сложившейся ситуации, акт сверки может послужить одним из косвенных доказательств при подаче в суд иска о наличии долга, также, может стать и одним из факторов опровержения.
При составлении бумаги, ее необходимо заверить подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, так же, как и мокрыми печатями. Формируется в двух экземплярах.
При , сторона-виновник обычно отказывается . Если в ходе судебного следствия контрагент все-таки заверил протокол, тем самым признав недоплату, срок иска обнуляется и начинается заново.
Как уже обозначено, законом оформление такого документа не предвидится, но упоминание о подобных актах имеется в Письме Министерства финансов №07-05-04/2 от 18.02.2005 и в ФЗ №402. Документ относится к категории вторичных, так как не оказывает прямого влияния на финансовое состояние кого-либо из партнеров.
Как составить акт сверки, если поставщик и покупатель в одном лице? Об этом расскажет видео ниже:
Особенности оформления
Правила и требования
Четких требований к форме протокола нет. Каждая организация может установить форму документа самостоятельно, утвердив его со своей . Но, есть несколько аспектов, знание которых поможет использовать сверку более эффективно. Если документ подпишет только главный бухгалтер, а подпись руководителя поставлена не будет – бумага носит лишь технический характер, характер справочной информации.
Для того, чтоб протокол имел юридическую силу, он должен быть заверен 4 подписями (по две от каждого партнера) и официальными печатями организаций, а также содержать некоторые аспекты. В акте должна быть информация о:
- Названии документа;
- Периоде, который охватывает сверка;
- Дате, когда она проведена;
- Операциях, которые проверяют;
- Показатели всех расчетов;
- Указания на первичную документацию;
- Лица, отвечающие за составление и достоверность.
Наличие таких пунктов носит рекомендательный характер, но они не окажутся лишними, при использовании бумаг в суде или других органах. Как правило, акт имеет форму таблицы, в которую вносятся такие данные, как дебеты и кредиты, номера и даты первичных документов, которые подтверждают оплату, отправку и доставку товаров. В конце документа выносится , а также общая сумма дебетов и кредитов за проверяемый период. Сальдо представляет собой сумму разницы между поступлениями и расходами.
Образец акта сверки с поставщиком рассмотрен в этом видео:
Расхождения и проверка
Если после проверки второй стороной, обнаружены расхождения – они также фиксируются после всех данных. При проведении сверки между покупателями и продавцами, часто используют рекомендации, установленные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Главная задача, при формировании документа – проверить и подтвердить обоснованность всех сумм, вносимых в таблицу акта.
В обязательном порядке проверяются «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на соответствие с корреспондирующими счетами. Фиксируются такие пункты:
- Выполнение обязательств по оплаченным товарам в пути;
- Выполнение обязательств, связанных с поставками;
- Верность и подкрепление дебета и кредита первичными документами.
Составления соответствующего акта может потребовать, как сторона-покупатель, так и сторона поставщик.
- Формирование и проверка актов, обычно, проводится в специальных бухгалтерских программах. Если составитель пользуется такой, то по внесенной форме автоматически, на основе данных уже имеющихся в памяти приложения документов. Так же проводится и проверка.
- В случае ручной проверки, все данные из таблицы в акте сверяются с данными первичной документации и данными, имеющимися в документах и сверках проверяющей стороны.
Акт сверки является стандартным протоколом схождений и расхождений в финансовых операциях, осуществляемых между двумя организациями. Документ не имеет установленной формы и специфических требований, может составляться для использования внутри организации-партнера, между партнерами или как косвенное доказательство при рассмотрении судебных исков о задолженностях. Правильно составленный поможет контролировать и регулировать все возникающие между ними финансовые отношения.
Акт сверки с покупателем, его особенности и примеры — тема видео ниже:
Расчеты меж двумя организациями в определенном периоде отображаются посредством акта сверки. Но официального стандарта документа законодательно не определено.
Каковы нюансы создания акта сверки по взаимным расчетам? Многие компании игнорируют сверочный акт по взаимным расчетам. Не всякий бухгалтер понимает значимость этого документа.
А между тем именно акт сверки выступает документальным свидетельством долгов контрагента перед организацией. Как правильно сформировать документ? Каковы нюансы создания акта сверки относительно взаиморасчетов?
Важные аспекты
Взаимные расчеты двух организаций за обусловленное время надлежит отражать актом сверки. По существующему законодательству не предусмотрено типовой формы данного документа.
Каждый субъект вправе самостоятельно разработать и утвердить наиболее удобный формат акта по сличению взаиморасчетов.
Создает сей документ бухгалтерия одной из сторон в двух экземплярах – по одному для самого предприятия и его контрагента. Готовый документ удостоверяется подписями – главбуха и руководителя.
После визирования акта печатью, один его экземпляр направляется контрагенту для осуществления сверки. При присутствии расхождений таковые фиксируются в представленном контрагенту акте.
После выполнения сверки акт за подписью второй стороны возвращается организации-инициатору. При заключении весьма желательно предусмотреть сроки для подписания акта.
В случае судебных разбирательств нарушение сроков учитывается только при наличии предварительной договоренности о точных временных рамках подписания акта.
Могут организации сверять коммерческие операции в определенном временном интервале. В любом случае законодательство не обязывает к составлению подобного акта. И, тем не менее, акт сверки применяется в практике многих предприятий.
Что это такое
Именуется актом сверки взаиморасчетов документ, который отображает состояние расчетов меж двумя сторонами на определенном этапе.
Для обоснования потребности в акте сверки можно обратиться к действующему законодательству, в части касающейся проведения инвентаризации и бухучета в целом.
В п.3.44 Указаний говорится, что инвентаризация расчетов с покупателями и поставщиками осуществляется посредством проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухучета.
Документально инвентаризационная проверка оформляется формами, учрежденными .
Итоги инвентаризации оформляются актом , какой являет собой итоги проверки расчетов. На его основании можно составлять акт сверки взаиморасчетов.
При этом документ должен обладать обязательными реквизитами, предусмотренными ФЗ №402 для первичной документации. Форма акта сверки должна утверждаться учетной политикой субъекта.
В целом акт сверки взаиморасчетов не является документом первичным. Необходим он для выявления ошибок в расчетах. Но само составление такого акта можно отнести к обычаям делового оборота.
Так именуется сложившееся правило, хоть и не утвержденное законодательно, но широко используемое в определенных сферах деятельности.
Пример составления акта сверки взаимных расчетов
Форма акта сверки взаиморасчетов разрабатывается организациями свободно. Формат документа может быть произвольным, но это не значит, что можно не соблюдать требования законодательства в отношении документального содержания.
К тому же стоит учесть имеющуюся практику использования данного документа. Так следует понимать, что акт сверки по взаимным расчетам не причисляется к числу первичной документации.
И, тем не менее, по этому поводу точки зрения разняться. ФНС в своем отмечает, что акт сверки взаимных расчетов это не первичный документ, поскольку он не удостоверяет свершение хозоперации.
Логическое объяснение заключено в том, что при подписании акта финансовое положение сторон не изменяется. С другой стороны подписание акта сверки становится основанием для возобновления срока исковой давности.
И те же налоговики в судебных разбирательствах доказывают, что прерывание срока давности обосновано только при обладании актом обязательными реквизитами первичных документов.
На основании изложенного следует руководствоваться тем, что независимо от утвержденной формы акта сверки взаиморасчетов, оный должен иметь такие реквизиты как:
- название документа;
- стороны-участники;
- дата подписания;
- период проведения сверки;
- реквизиты договора, относительно какого осуществляется сверка;
- ссылки на первичную документацию;
- суммы операций в денежном эквиваленте;
- итоговое сальдо;
- подписи сторон с расшифровкой;
- печати сторон.
Как заполнить правильно
Цель акта сверки взаимных расчетов это сопоставление данных организации и ее партнера по исполнению взаимных обязательств в определенном периоде. Составляться документ может в бумажной форме или в электронном формате.
Видео: акт сверки взаиморасчетов между контрагентом (поставщиком или клиентом) в бизнесе
Целесообразно формировать документ из двух частей – реквизитов акта и табличной части, касающейся непосредственно взаиморасчетов.
В качестве обязательных реквизитов следует указать следующие:
| Название документа | Акт сверки взаиморасчетов, здесь же нужно проставить номер документа и дату его составления |
| Организация | Наименование компании, составившей акт |
| Партнер | Название организации, какая является взаимодействующей стороной, и какой акт будет отправлен на подпись |
| Договор | Здесь отображаются реквизиты договора, когда сверение выполняется в его пределах |
| Начало периода | Конкретная дата, от какой начинается сличение |
| Окончание периода | Дата, которой сверочная процедура заканчивается |
| Дебетовое сальдо | Сумма долга партнера в начале периода |
| Кредитовое сальдо | Сумма долга организации в начале периода |
| Место составления | Город, где составлен документ. Можно указать юридический адрес организации |
Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.
Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.
Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.
С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.
На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.
Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.
Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.
Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.
Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.
Внимание! Также акт сверки необходимым при рассмотрении споров в арбитражных судах. Если задолженность компании подтверждена данным документом, в котором присутствуют подписи должника, то решение судьи будет в пользу истца.
Если оформляется банкротство и составляется очередь кредиторов, то подписанный акт сверки с должником будет иметь весомое значение.
Правила оформления Акта
Инициатором составления акта взаимных расчетов может выступать любая из сторон договорных отношений. Кроме того, если в них участвуют и третьи стороны (например, одна фирма производит оплату за другую), то инициатива о проведении сверки взаиморасчетов может исходить и от нее.
Однако на практике, первыми запрашивают акт сверки та сторона, в отношении которой не выполняются обязательства либо по перечислению оплаты за выполненные работы, оказанные услуги, отгруженный товар или же когда предоплата за них перечислена, а дальнейшего исполнения контракта поставщиком не осуществляется.
Акт сверку необходимо выпускать в том количестве экземпляров, сколько сторон взаимоотношений предусмотрено в подписанном контракте. Чаще всего сверка предусматривает две стороны, поэтому и акты выпускаются в двух экземплярах.
Если один из партнеров является представительством или филиалом головной компании, то рекомендуется составлять три экземпляра - по одному для сторон, и третий для материнской организации.
Внимание! При получении акта проверяются содержащиеся в нем данные, если все совпадает контрагент подписывает его и проставляет печать. Ее наличие не обязательно, если уставом компании она не предусмотрена.
Как проводится сверка
Акт сверки нужно составлять по данных каждого субъекта, кто участвует в сверке. Организация, которая выступает как инициатор сверки, выявляет размер задолженности между сторонами по своим данным и сообщает ее второй стороне.
Если сумма задолженности совпадает, и у второй компании нет возражений, то составляется письменный акт сверки, который подписывается обеими сторонами процесса.
Если же вторая сторона не согласна с предъявленной ей суммой, то она может поступить по следующему алгоритму:
- Компания-инициатор сверки заполняет только стою часть акта, после чего документ передается второй стороне. Это можно сделать лично в руки, по электронной почте, по факсу.
- Ответственное лицо второй компании заполняет правую сторону документа, выявляя расхождение в расчетах.
- Сторона, у которой выявлены ошибки в учете, вносит у себя исправления. Предварительно, им необходимо обменяться подтверждающими ошибку документами (корешками платежных документов, подписанными накладными и т. д.)
- После этого формируется новый акт сверки, в котором уже исправлены все выявленные ошибки.
- Каждая сторона подписывает исправленный акт. На этом сверка считается произведенной.
Скачать образец и бланк акта сверки на 2019 год
Как заполнить акт сверки взаиморасчетов
Рассмотрим акт сверки взаиморасчетов образец заполнения 2019.
Закон не устанавливает какой-либо определенной формы для акта сверки. Поэтому, каждая компания имеет право разработать собственную форму.
Ее нужно утвердить в учетной политике. Акт сверки не считается первичным бухгалтерским документом, поскольку не выступает как подтверждение произведенной хозяйственной операции.
При составлении шапки документа используется следующая последовательность. Сначала записывается название документа – «Акт сверки взаимных расчетов». Если в бухгалтерии принята нумерация этих документов, то ему присваивается очередной номер.
Следующей строкой указывается временной период, в пределах которого сверяется правильность расчетов между сторонами.
Допускается последней строкой проставить дату и номер заключенного между сторонами договора.
Вводная часть акта указывает на названия и ответственных лиц сторон. Она начинается со слов «Мы, нижеподписавшиеся», после чего указываются полные названия организаций и Ф.И.О. руководящих лиц. Заканчивается этот блок следующей фразой: «составили акт сверки в том, что состояние расчетов между сторонами следующее:».
Тело акта представляет собой большую таблицу, разделенную на две одинаковые части. Левую заполняет организация, которая инициирует сверку, правую - та, с какой сверяются.
В шапке части записывается название компании. Далее, заполняются строки. Сначала указывается остаток (сальдо) на начало периода сверки. После этого на основании документов в хронологическом порядке заносятся операции между сторонами.
В каждую строку нужно записать дату операции, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные - в кредит.
После занесения всех операций указывается оборот по дебету и кредиту за период сверки, после чего следующей строкой выводится остаток (сальдо) на конец периода сверки.
Внимание! Если у второй стороны были выявлены разногласия, то данные заполняются в левую часть таблицы и подписывается стороной. Если разногласий нет, то левую часть можно не заполнять.
После таблицы подводится итог сверки. Отдельной строкой указывается, что по данным инициатора сверки (его название) задолженность (переплата) одной стороны перед другой составляет полученную сумму. Данный размер задолженности нужно дублировать как цифрами, так и словами.
Затем, под каждой частью таблицы располагаются место для проставления подписи и печати сторонами. Сторона, инициирующая сверку, подписывает документ и передает его второй организации.