Compte analytique 71. Comptabilisation des règlements avec les personnes responsables. Affichage des frais de déplacement

Je veux continuer à parler de la formation du chiffre d'affaires pour différents comptes, et aujourd'hui le chiffre d'affaires du compte 71 est le suivant. .

Le compte 71 « Règlements avec personnes responsables » est utilisé par presque toutes les entreprises. Dans le programme 1C Comptabilité 8 édition 2, ce compte comporte plusieurs sous-comptes, nous examinerons le tout premier sous-compte, également appelé « Règlements avec personnes responsables ». Le compte est actif-passif. Cela signifie que le solde du compte peut être débiteur ou créditeur. Le solde débiteur désigne les comptes débiteurs ou la dette d'une personne responsable envers l'entreprise. Le solde créditeur, au contraire, montre les comptes créditeurs ou la dette de l'entreprise envers le responsable.

La structure du compte elle-même est active. Cela signifie que le débit montrera une augmentation de la dette du responsable (si des avances de fonds lui sont émises) et que le crédit montrera une diminution de la dette (lors de la présentation des documents pour les montants émis ou de la restitution des fonds inutilisés).

Les avances à une personne responsable peuvent être émises à partir de la caisse ou d'un compte courant.

Regardons comment est constitué le chiffre d'affaires du compte 71 en 1C. Dans notre exemple, nous aurons deux personnes responsables : Petrov Petrovich et Ivanov Ivan Ivanovich. Petrov a reçu de la caisse enregistreuse un montant de 1 000 roubles pour ses dépenses professionnelles. Ivanov 10 000 roubles de son compte courant pour frais de voyage.

La feuille de chiffre d'affaires du compte 71 est générée à partir du menu « Rapports » en haut du programme. Vous devez sélectionner « Feuille de chiffre d’affaires ». Cela peut également se faire via l’onglet « Caissier ». Dans la partie inférieure droite de cet onglet appelé « Rapports », le tout dernier élément est SALT pour le compte 71.

Quelle conclusion peut-on tirer de ce registre ? Les chiffres d'affaires sur le compte de débit du formulaire de chiffre d'affaires pour le compte 71 montrent les fonds qui ont été émis aux personnes responsables et, par conséquent, l'augmentation de leur dette envers l'entreprise. Selon le crédit du compte, on voit les montants pour lesquels les déclarants ont soumis des déclarations préalables et ont réduit leur dette envers l'entreprise.

Ensuite, considérez le solde à la fin de la période. Pour l'employé Ivanov, le solde est de 1 800 roubles. en location. Cela signifie qu'Ivanov a dépensé plus d'argent qu'il n'en a reçu (11 800 roubles au lieu de 10 000 roubles). Par conséquent, la société doit à Ivanov 1 800 roubles.

Pour l'employé Petrov, le solde à la fin du mois est débiteur. Cela signifie que Petrov doit 100 roubles à l'entreprise, puisqu'il a reçu 1 000 roubles et que le rapport préalable n'a été soumis que pour un montant de 900 roubles.

Si vous regardez le solde total du registre du chiffre d'affaires du compte 71, il s'élève à 1 700 roubles pour le prêt, et il s'agit de la dette de l'entreprise envers ses personnes responsables.

Une personne responsable est un employé d'une entreprise qui a reçu de l'argent de la caisse enregistreuse de l'entreprise pour payer des dépenses de production ou professionnelles. Les relations entre l'organisation et les employés dans les transactions en espèces sont régies par la Directive de la Banque centrale n° 3210 du 11 mars 2014. Pour contrôler les opérations sur les mouvements et les soldes des espèces reçues par le personnel, le compte 71 - « Règlements avec les personnes responsables » - a été approuvé en comptabilité.

Caractéristiques du compte 71

Le compte actif-passif 71 enregistre les dépenses effectuées par les salariés en crédit et leurs paiements en débit. La comptabilité synthétique montre les montants totaux du chiffre d'affaires et les soldes dans la relation entre le personnel et l'organisation en termes de coûts de production, et les registres analytiques précisent les informations.

L'analyse du compte 71 est organisée pour chaque montant afin de se conformer à la loi, selon laquelle trois jours sont alloués (article 6.3 des Instructions) pour déclarer l'argent reçu. Pour les salariés en déplacement, le compte à rebours commence après l'arrivée, pour les travailleurs locaux - à partir de la date de l'ordre de caisse. Selon le contenu informatif, le compte 71 « Règlements avec les personnes responsables » est un registre comptable matériel et jusqu'à ce que le service comptable reçoive des documents contenant des informations sur la dépense des fonds alloués, il est interdit de remettre le montant suivant à l'employé.

La politique comptable approuvée par l'organisation détermine si 71 comptes seront actifs ou passifs. S’il est déterminé que les dépenses sont payées après qu’elles ont été engagées, le solde sera alors créditeur en permanence. Cette option est utilisée par les organisations dans lesquelles les dépenses de personnel sont caractérisées par de petits montants et des événements sporadiques. Le bilan du compte 71 présente un total débiteur si la politique comptable prévoit l'avance des dépenses. La pré-émission d'argent aux salariés est pratiquée par les entreprises dont les activités impliquent des voyages d'affaires fréquents et longs ou des achats constants en espèces.

Avec la méthode active-passive d'organisation des règlements avec le personnel, le compte 71 est construit dans l'ordre suivant :

71 comptes comptables sont l'enregistrement d'informations sur les comptables non seulement pour les transactions en espèces, mais également pour les transferts autres qu'en espèces vers les cartes bancaires personnelles des employés ou les cartes d'entreprise. Les règlements avec les salariés par l'intermédiaire des institutions financières ne sont pas soumis au contrôle des Directives de la Banque Centrale n° 3210 du 11 mars 2014, depuis la création du compte. 71 ne correspond pas à 50 « Caisse ». Par conséquent, il n'y a aucune obligation de respecter le délai de 3 jours pour déclarer les fonds reçus et il n'y a aucune restriction quant à l'émission d'argent à un employé qui ne s'est pas déclaré.

Écritures sur le compte 71

Les opérations typiques d'enregistrement des règlements auprès des personnes responsables sont réglementées par l'arrêté du ministère des Finances n° 94n tel que modifié le 8 novembre 2010, qui légifère sur le plan comptable. Selon les paragraphes du document 71, le compte comptable est un registre contenant des informations sur les relations avec le personnel concernant les fonds qui leur sont délivrés au titre des dépenses administratives, professionnelles et de déplacement. Les montants utilisés sur le prêt se traduisent :

• Coûts des matériaux pour la production - correspondance du 07, , , 15, , 20-29, 41, , , ;
• Restitution des fonds non dépensés - correspondance avec 50, , , .

Le débit du compte 71 montre comment les fonds ont été émis aux employés - via la caisse (50), la banque (51, 52, 55) ou ils ont été reçus de tiers (76). Le transfert personnel de sommes comptables entre employés est interdit. La devise des règlements est déterminée par les sous-comptes 71 : rouble 71/01 et devises étrangères 71/02.

Les instructions pour le plan comptable fournissent une correspondance standard pour systématiser une approche unifiée des entreprises en matière de comptabilité. La correspondance du compte 71 qui y manque est inscrite par l'organisme de manière indépendante, sous réserve des règles des Instructions. Exemple - opérations en roubles pour paiement anticipé à un fournisseur ou reflet de la TVA en amont : le compte 71 1 est crédité d'un débit de 60 1 « Règlements avec les fournisseurs » et 19 3 « TVA sur l'acquisition de stocks ».

L'arrêté du chef d'entreprise fixe la période pour laquelle les fonds comptables sont émis. Le dépassement du temps pendant lequel l'argent est entre les mains du personnel est qualifié de pénurie - des écritures sont générées pour 71 comptes en correspondance avec 94. Après clarification des circonstances, les montants sont déduits des salaires à la demande des salariés ou sont inclus dans les finances. résultats si le retour est impossible.

Comptabilité analytique du compte 71

Un contrôle des montants monétaires est organisé pour chaque salarié qui reçoit des fonds pour payer les dépenses de production et commerciales. Selon que 71 comptes sont attribués par la politique comptable de l'entreprise - active ou passive, les informations sont analysées par type de solde. Les montants débités sont suivis par date de réception pour éviter les décaissements en double et pour vérifier la ponctualité des rapports préalables. Pour le crédit du compte 71, les règlements avec les responsables sont contrôlés pour obtenir des informations précises sur la dette de l'entreprise envers les salariés et planifier son remboursement.

La comptabilité synthétique et analytique des sommes versées aux salariés, ou de la dette de l'entreprise envers eux, est reflétée sur la carte. L'apparence du registre varie selon le programme comptable utilisé.

Exemple de fiche de compte 71 pour la période du 01/07/2017 au 10/07/2017 :

Si une organisation doit donner de l'argent à ses employés pour les dépenses liées aux activités de l'organisation, vous devez alors utiliser le compte pour les règlements avec les personnes responsables - 71. Comment est tenue la comptabilité des relations avec les personnes responsables, quelles écritures sont effectuées, quelles les documents sont-ils établis ? Nous en parlerons dans l'article ci-dessous.

L'émission d'un acompte aux salariés s'accompagne d'un certain nombre d'opérations et de l'établissement d'un document de rapport préalable. La marche à suivre pour remplir un rapport préalable avec possibilité de télécharger le formulaire et un exemple de ce document seront donnés dans le prochain article.

Dans le plan comptable, afin de refléter les règlements mutuels avec les personnes auxquelles les fonds sont émis en compte, le compte 71 « Règlements avec les personnes responsables » est prévu.

Les personnes responsables sont des employés de l'organisation qui reçoivent de l'argent à la condition de fournir un rapport sur leur utilisation. Le rapport est un rapport préalable rempli selon le formulaire AO-1.

Pour recevoir un montant comptable, l'employé doit rédiger une demande sous quelque forme que ce soit. Cette demande doit être certifiée par le chef de l'organisation, et le responsable doit également noter sur la demande le montant du montant comptable qui doit être délivré à cet employé et la période pour laquelle il est délivré.

Il est interdit de remettre des sommes comptables à un employé qui n'a pas rendu compte de l'argent précédemment reçu. Il est interdit de transférer des sommes comptables d'un employé à un autre. Il n'y a aucune restriction quant au montant qui peut être versé à un employé en acompte.

Les fonds peuvent être remis à l'employé soit en espèces depuis la caisse enregistreuse, soit par virement autre qu'en espèces sur le compte bancaire personnel de l'employé ; ce dernier type présente un certain nombre d'avantages, surtout si l'employé réside loin de l'organisation.

Comptabilisation de l'argent responsable

En comptabilité, l'écriture à délivrer à un responsable est la suivante : D71K50, l'émission d'espèces est effectuée sur la base d'un ordre de dépenses (dont un exemplaire est téléchargeable). L'émission du montant comptable est comptabilisée par comptabilisation D71K51.

Un employé qui a reçu un montant comptable doit en rendre compte en fournissant un rapport préalable avec les documents joints confirmant les dépenses. L'employé doit restituer les fonds non dépensés à la caisse et une écriture est effectuée en comptabilité. D50K71, cette opération s'effectue sur la base d'un ordre d'encaissement (dont un exemplaire est téléchargeable sur ).

Si l'argent est émis pour un voyage d'affaires

Le montant dépensé en frais de déplacement est inclus dans le coût de production, dont la constitution est décrite en détail dans. En même temps, 71 correspond aux comptes 20 « Production principale », 26 « Frais généraux d'exploitation », 44 « Frais de vente » (écritures D20 (26, 44) K71).

Le montant délivré pour les frais de déplacement doit être confirmé par un procès-verbal au plus tard 3 jours après la fin du déplacement professionnel.

Si l'argent est émis pour l'achat de biens et de matériaux

Si des montants comptables sont émis pour couvrir les dépenses associées à l'acquisition d'actifs matériels, alors le compte. 71 correspond aux comptes de comptabilisation des actifs matériels correspondants, il peut s'agir des comptes 10 « Matériels », 15 « Achats et acquisitions d'actifs matériels », 41 « Biens » (D10 (15, 41) K71).

Si le salarié ne restitue pas le montant comptable dans le délai prescrit, ce montant est alors radié au débit du compte 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages aux objets de valeur » par l'inscription D94 K71. Ce montant peut ensuite être retenu sur le salarié. D70K94.

Le montant comptable non soumis à temps peut être considéré comme un prêt qui lui a été accordé. Dans ce cas, il existe une obligation de calculer l'avantage matériel que l'employé a reçu de l'utilisation des fonds empruntés. Le montant de cette prestation est calculé comme la différence entre les intérêts courus à hauteur des ¾ du taux de refinancement de la Banque de Russie et le montant des intérêts calculés dans le cadre de l'accord. Il convient de noter que les avantages matériels sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques au taux de 35 % ; lors du calcul de l'impôt sur le montant des avantages matériels, les déductions fiscales ne sont pas appliquées.

Écritures sur le compte 71

De cette manière, les règlements avec les personnes responsables sont comptabilisés dans le compte 71. Le sujet du prochain article sera « ».

Pour collecter et traiter toutes les informations sur les montants émis aux employés de l'organisation, la comptabilité utilise 71 comptes « Règlements avec des personnes responsables », qui sont utilisés par presque toutes les entreprises.

Principales caractéristiques des règlements avec des personnes responsables

Quelque chose à garder à l'esprit! Tout employé de l'entreprise peut prélever de l'argent sur un compte.

En règle générale, l'émission de fonds sur compte a lieu pour les besoins suivants :

1. À titre d'acomptes pour frais de voyage ;
2. Dépenses professionnelles de l'organisation elle-même : achat de fournitures de bureau, d'articles ménagers, de carburants et lubrifiants, etc.
3. Dépenses de divertissement.

Attention! Selon la législation en vigueur, il est interdit d'émettre de nouveaux fonds sur le compte d'un employé qui n'a pas fourni de rapport sur les fonds précédemment reçus.

Les fonds sont émis en acompte pour l'exécution d'opérations administratives et commerciales, c'est pourquoi, selon le principe de la double entrée, les montants sont affichés sur les comptes correspondants :

1. Émission d'argent en compte : Dt71 Kt50,51 ;
2. Dépenses de fonds : Débit du compte de dépenses (selon les finalités) Kt71.

Les règlements avec les personnes responsables sont un élément important dans le contrôle des dépenses de fonds dans une entreprise. À cet égard, il est nécessaire d’inclure les résultats dans le bilan.

Afficher le solde de 71 comptes sur les lignes du bilan

Les règlements avec les personnes responsables constituent les indicateurs des créances et des dettes. L'affichage des montants est basé sur les résultats finaux à la fin de la période de reporting, vous devez donc d'abord vous assurer que tous les montants sont comptabilisés correctement et identifier les raisons des soldes.

– un actif d'une entreprise qui reflète tous les montants de la dette des contreparties à l'organisation. L'un des éléments de la ligne 1230 est le solde débiteur de 71 comptes dans le cadre des montants que les salariés déclareront à l'avenir.

Attention! La comptabilisation des opérations sur 71 comptes est tenue pour chaque salarié séparément afin d'éviter la survenance d'endettement.

La ligne 1520 du bilan correspond au passif de l'entreprise, reflet des montants des dettes de l'entreprise envers les contreparties.

Le solde créditeur du compte 71 est l'un des éléments de formation de la ligne 1520 concernant les sommes que l'organisation doit restituer au salarié (par exemple, en cas de dépassement de budget).

Radiation de 71 comptes

Remise à zéro des ratios d’endettement des dirigeants

1. L'un des moyens de régler les soldes des « Règlements avec personnes responsables » pour les dirigeants est de compenser les montants des dividendes versés. L’avantage de cette méthode est qu’elle ne nécessite aucune opération artificielle. Toutefois, cela est avantageux à condition que le montant du dividende soit suffisamment élevé pour couvrir la totalité du montant de la dette.
2. La conversion de la dette en fonds empruntés ne résoudra pas le problème du remboursement des fonds, mais vous permettra de reporter vos obligations.

Attention! Lorsque vous contractez des prêts sans intérêt, vous devez payer un impôt sur le revenu des personnes physiques sur les avantages matériels à hauteur de 35 pour cent.

Radiation des comptes clients

La loi prévoit la possibilité d'annuler les dettes en souffrance avec un délai de prescription expiré (3 ans).

Attention! Si une personne reconnaît sa dette, le délai est interrompu.

S'il est impossible de réclamer des fonds au bout de 3 ans, les montants des dettes sont amortis en autres dépenses (Dt91) et sont reflétés dans la comptabilité fiscale dans le cadre des dépenses hors exploitation prises en compte fiscalement.

Attention! Lors de l'annulation des créances en souffrance du compte 71, le comptable doit soumettre des informations au Service fédéral des impôts sur la survenance des revenus de l'ancien employé sous la forme d'une remise de dette. La date limite de soumission des informations est au plus tard un mois après l'année civile.

Conclusion

La tenue de 71 comptes dans une entreprise est un élément important de la distribution de liquidités. Cela évitera les pénalités pour réémission de fonds aux personnes qui n'ont pas fourni de rapport sur les transactions précédentes. De plus, le compte 71 «Règlements avec des personnes responsables» - contrôle des processus d'émission et d'utilisation ciblée des fonds, permettant d'éviter des dépenses inefficaces de l'organisation.

Personnes responsables : qui sont-elles ? Comment sont comptabilisés les règlements mutuels avec les personnes responsables, comment émettre de l'argent en compte, comment les documenter et quelles écritures doivent être reflétées dans la comptabilité ? Vous trouverez les réponses à ces questions dans l’article ci-dessous.

Qui sont les personnes responsables ?

Il s'agit d'employés de l'entreprise qui ont reçu des fonds pour couvrir les dépenses liées aux activités de l'entreprise. Autrement dit, l'argent ne peut pas être émis à des fins personnelles, il doit être dépensé uniquement pour les besoins de l'organisation (besoins du ménage, voyage d'affaires, etc.). L'émission d'argent aux personnes responsables doit être correctement documentée : documentée et utilisant des écritures.

Comptabilisation des règlements avec les personnes responsables

Pour comptabiliser l'argent émis en compte, on utilise le compte 71, appelé «Règlements avec des personnes responsables». La comptabilité analytique du compte 71 peut être tenue pour chaque entité responsable individuelle.

71 comptes comptables sont actifs-passifs, ce qui signifie que les règles qui s'appliquent aux comptes actifs et passifs sont simultanément suivies. Quelles sont ces règles - lire

Les acomptes ne peuvent être délivrés qu'aux salariés de l'entreprise, et la liste de ces salariés doit être consignée dans l'arrêté. L'arrêté relatif aux personnes responsables est approuvé par le chef. À l'avenir, il ne sera possible d'émettre de l'argent qu'aux personnes précisées dans cet arrêté.

Documentation des déclarations d'émission de monnaie

L'argent est délivré au responsable sur la base de sa demande, qui indique le montant requis et la période pour laquelle il doit être délivré. Le responsable de l'organisation approuve cette demande, l'employé porteur de la demande se présente à la caisse de l'organisation pour recevoir de l'argent.

L'émission de monnaie s'effectue sur la base d'un ordre de caisse de dépenses. Si cette personne responsable n'a pas de dette sur les montants émis précédemment et qu'elle est incluse dans l'ordre des personnes responsables, le montant en espèces requis est alors émis à la caisse.

En comptabilité, l'émission d'argent à des fins de déclaration est documentée à l'aide de l'entrée D71 K50.

N'importe quel montant peut être émis ; il n'y a aucune restriction dans la législation russe. Mais nous devons nous rappeler que le transfert d'argent responsable d'une personne à une autre est interdit.

Outre le fait que le salarié peut recevoir des fonds en espèces depuis la caisse, il peut également les recevoir sur son compte bancaire. Ceci est particulièrement pratique si l'employé est en voyage d'affaires. Si l'argent est émis par des moyens autres qu'en espèces, la comptabilisation D71 K51 est reflétée.

L'employé qui a reçu le montant est responsable doit ensuite rendre compte des fonds dépensés : à quoi ils ont été dépensés et pour quel montant. De plus, il doit fournir des documents confirmant les dépenses engagées.

Dans les trois jours suivant la fin du délai précisé dans la demande du salarié, le responsable doit présenter un rapport préalable établi selon le formulaire AO-1. Le rapport préalable reflète les fins pour lesquelles les fonds reçus ont été dépensés et le montant dépensé par la personne responsable. Lors de la remise d'un rapport préalable au service comptable, le salarié doit également joindre des pièces justificatives.

Si le responsable n'a pas dépensé l'intégralité du montant reçu et qu'il lui reste de l'argent, celui-ci doit alors être restitué à la caisse de l'entreprise, auquel cas l'entrée D50 K71 est établie et un document est rempli - un ordre d'encaissement .

Si les dépenses de l'employé ont dépassé le montant reçu, le dépassement de budget doit alors être émis à l'employé à partir de la caisse enregistreuse sur la base d'un bon de commande et l'écriture D71 K50 est reflétée.

Après avoir reçu un rapport préalable du responsable indiquant les finalités pour lesquelles l'avance a été dépensée, le comptable doit effectuer les écritures nécessaires afin d'annuler la dette du responsable au débit du compte 71.

Selon la nature des frais, le crédit du compte 71 correspond au débit des comptes correspondants.

Si l'avance est dépensée pour l'achat de biens matériels, alors la comptabilisation D10 K71 ou D15 K71 est effectuée.

Si le montant comptable est dépensé lors d'un voyage d'affaires, alors comptabilisez D20 (23) K71 pour les entreprises manufacturières, ou D44 K71 pour les entreprises commerciales.

Si l'avance est dépensée pour l'achat d'immobilisations, alors comptabilisation D08 K71.

Si l'acompte est dépensé pour l'achat de marchandises, alors comptabilisation D41 K71.

Si l'employé ne fournit pas de rapport préalable dans le délai imparti et ne restitue pas l'argent, celui-ci est alors radié du compte de crédit 71 vers le compte de débit 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages aux objets de valeur » (entrée D94 K71).

Si la totalité du montant peut être retenue sur le salaire du déclarant, alors la comptabilisation D70 K94 est effectuée. Dans le cas contraire, la dette est annulée au débit du compte 73 «Règlements avec le personnel pour d'autres opérations», vous pouvez alors déduire le montant du salaire du salarié par versements chaque mois (entrées D70 K73).

Écritures sur le compte 71 :