Classification des documents basée sur la fonction des documents. Notion de documents. Fonctions et classification des documents selon diverses caractéristiques - Résumé. Collège d'économie de gestion et de droit"
Comme mentionné ci-dessus document - un moyen de fixer de diverses manières sur des informations matérielles particulières sur des faits, des événements, des phénomènes de réalité objective et de l'activité mentale humaine.
Ayant enregistré l'information, le document assure ainsi sa conservation et son accumulation, ainsi que la possibilité de la transférer à une autre personne et l'accès répété à l'information. Un document peut donc remplir plusieurs fonctions.
La plupart des documents doivent répondre à des exigences telles que l'aptitude au stockage à long terme et une clarté maximale. Pour qu'un document possède ces qualités, il doit être correctement rédigé tant dans la forme que dans le contenu.
Afin de développer les principes de base de l'élaboration et du traitement des documents, des formulaires et des méthodes de travail avec eux, ils sont classés selon un certain nombre de critères.
Classement des documents - il s'agit de la division des documents en classes selon les signes les plus généraux de similitude et de différence. Le classement s'effectue au stade de leur regroupement en cas - c'est la première étape du classement ; la nécessité d'un tel classement est déterminée par le concept même du cas.
Classement des documents - une condition nécessaire à la réalisation des travaux de leur unification, qui constitue un préalable important au support documentaire des systèmes de contrôle automatisés.
Le document est classé selon divers critères.
1. Selon la méthode d'enregistrement des informations, les documents sont divisés en :
· écrit;
· graphique ;
· documents photographiques et cinématographiques ;
· électromagnétique.
· informations et références (utilisées pour accumuler, résumer et transmettre des informations (rapports, actes, rapports, lettres, télégrammes, messages téléphoniques, etc.));
· organisationnel et administratif (utilisé pour réguler les activités (chartes, règlements, règlements, règles, instructions, arrêtés de gestion opérationnelle, instructions, résolutions, décisions, arrêtés, etc.)) ;
· sur le personnel (carte personnelle du salarié, candidature, caractéristiques, autobiographie, arrêtés d'embauche, de licenciement et de déménagement du personnel) ;
· financier et comptable (estimations, calculs, rapports comptables, etc.) ;
· approvisionnement et ventes (factures à réception, libération des marchandises).
De plus, les documents reflétant les activités de divers organes collégiaux jouent un rôle important dans le domaine de la gestion. (protocoles) , qui peut servir à la fois de moyen de mise en œuvre d'activités administratives et de moyen d'accumulation et de synthèse d'informations.
La norme de l'État définit documents organisationnels et administratifs en tant que documents écrits qui enregistrent les décisions sur les questions administratives et organisationnelles, ainsi que les questions de gestion, d'interaction, de soutien et de réglementation des activités des organismes gouvernementaux, des institutions, des entreprises, des organisations, de leurs divisions et des fonctionnaires.
3. Nominativement : arrêtés, règlements, protocoles, instructions, instructions, règles, chartes, rapports, actes, plans, lettres, relevés, rapports et notes explicatives, etc.
4. Par type de documents, il y a :
· documents standards - sont élaborés par les autorités supérieures pour les organisations subordonnées ayant des fonctions homogènes et sont obligatoires ;
· des exemples de documents - élaborés par les autorités supérieures pour organiser l'ensemble du système et sont de nature consultative ;
· documents individuels - développés par des organisations spécifiques pour un usage interne ;
· documents au pochoir - sont produits à l'aide d'une méthode typographique, avec la partie constante du texte du document imprimée sur des machines à imprimer, et des espaces libres sont laissés pour les informations variables.
5. Selon le degré de complexité, une distinction est faite entre les documents simples contenant une question et les documents complexes contenant plusieurs questions.
6. En fonction du lieu de préparation, les documents sont divisés en internes et externes. Interne - documents créés dans une institution (organisation, entreprise) pour résoudre ses problèmes et ne dépassent pas ses frontières. Externe - correspondance entrante et sortante d'une institution (organisation, entreprise).
7. Selon les délais d'exécution, les documents sont divisés en urgents et non urgents.
8. Par origine, les documents peuvent être officiels ou officiellement personnels (personnels).
9. Selon le degré de publicité, les documents sont divisés en usage ordinaire, secret et officiel.
10. Sur la base de leur force juridique, une distinction est faite entre les documents authentiques et les faux. Les authentiques sont divisés en valides et invalides (force juridique perdue)
11. Selon leur destination (étapes de création), les documents sont divisés en originaux (originaux) et copies. L'original est le document original contenant les informations originales et correctement exécuté. En règle générale, la création d'un document est précédée d'une étape de projet - un document en édition préliminaire. Juridiquement, l'original et sa copie, dûment certifiée conforme, sont équivalents. Une copie est un document qui reproduit fidèlement les détails de l'original (le mot « copie » est écrit dans le coin droit de la marge supérieure) et est certifié en conséquence. Il est nécessaire de faire la distinction entre les types de copies tels que les vacances, les extraits et les duplicatas. La quittance est une copie complète du document sortant restant chez l'expéditeur, qui est réalisée simultanément avec l'original et certifiée conforme. Un extrait est une copie d'une partie d'un document, et un duplicata est une deuxième copie d'un document ayant la même force juridique.
Lors de la documentation des activités de gestion, un grand nombre de types et de variétés de documents sont utilisés. Il existe 18 systèmes de documentation. Le groupe de documents le plus répandu dans le domaine de la gestion, quelles que soient les spécificités de l'institution ou de l'organisation, est représenté par un système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Au total, il existe environ 40 types de documents organisationnels et administratifs.
Ils peuvent être classés comme suit :
- - documents d'organisation - chartes, règlements, instructions, règles, contrats, règlements ;
- - documents administratifs - résolutions, décisions, arrêtés, arrêtés sur des questions générales, protocoles, instructions ;
- - documents de référence et d'information - lettres, fax, télégrammes, messages téléphoniques, notes, certificats, actes ;
- - documents relatifs au personnel - arrêtés sur le personnel (contrats de travail, contrats, dossiers personnels, arrêtés, relevés, cahiers de travail).
Les documents administratifs jouent un rôle très important dans la gestion des institutions, des entreprises et des organisations.
La publication des documents administratifs est obligatoire : sur les questions d'organisation, les questions de planification, de production, de construction, de logistique et de vente, de finance et de crédit, de travail et de salaires.
Ce ne sont bien entendu pas des questions sur lesquelles il est possible et nécessaire de délivrer des documents administratifs.
Dans tous les cas où la réglementation en vigueur n'établit pas la publication obligatoire d'un document, le choix de la forme écrite ou orale des actes de gestion appartient à l'organe de direction (fonctionnaire).
Les documents administratifs sont de nature administrative. Ils s'adressent à des organisations inférieures ou subordonnées ; groupes ou fonctionnaires individuels.
Les documents administratifs comprennent : les résolutions, les instructions, les arrêtés, les décisions, les instructions.
Schéma de préparation des documents administratifs :
- - étude approfondie de la question, préparation d'un projet de document ;
- - l'approbation du texte, sa signature (instruction, instruction, ordre) ;
- - discussion et adoption du document lors d'une réunion de l'organe collégial (résolution, décision).
Les projets de documents administratifs peuvent être préparés par des divisions structurelles ou des spécialistes individuels, ainsi qu'un groupe de travail.
Pour préparer un projet de document, vous devez étudier l'essence de la question, examiner les documents précédents sur cette question, prendre en compte les divergences d'opinions et rédiger un projet. Le projet est discuté et adopté lors d'une réunion de l'organe collégial ou convenu et signé par le chef de l'organisation. Le document préparé est porté à la connaissance des parties intéressées.
La plupart des documents créés par les institutions sont informatifs et de référence. Ces documents contiennent des informations sur la situation réelle, qui servent de base à la prise de décisions et à la délivrance de documents administratifs.
Les documents d'information et de référence comprennent : les certificats, les rapports et notes explicatives, les actes, les lettres, les télégrammes, etc. Ils ont un caractère auxiliaire par rapport à la documentation organisationnelle et administrative et ne sont pas contraignants. Les informations qu'ils contiennent peuvent inciter à l'action, mais ne peuvent qu'être prises en compte.
Un groupe spécial de documents dans le travail de bureau comprend des documents sur le personnel, reflétant les activités juridiques, professionnelles et officielles des employés d'institutions et d'organisations.
Les documents personnels sont créés à la suite des relations de travail qui naissent entre les institutions et les employés. Ces documents comprennent : les commandes de personnel, les relevés, les cahiers de travail, les cartes personnelles, etc.
La tenue obligatoire des documents du personnel dans les entreprises est prévue par le Code du travail de la Fédération de Russie, les Instructions pour la tenue des dossiers de travail, etc.
Un document créé dans la société est inclus dans le système de documentation correspondant en tant qu'élément. Certains types et variétés de documents constituent un système de documentation. Jusqu'à présent, en science du document, il n'existe pas de classification scientifique cohérente des types et variétés de documents.
Tous les documents circulant dans l'entreprise peuvent être classés selon différents critères.
La caractéristique la plus importante pour classer les documents est leur contenu. Documents officiels par contenu peuvent être répartis dans les groupes suivants selon les domaines d'activité : questions administratives ; logistique; planification; les activités opérationnelles; comptabilité; formation et placement du personnel; questions financières, de crédit et de commerce extérieur, etc.
De nom . Il existe de nombreux types de documents classés selon ce critère. En voici quelques-uns : arrêtés, instructions, plans et rapports, actes, protocoles, contrats, chartes, instructions, certificats, rapports, notes explicatives, lettres officielles, télégrammes, normes, conditions techniques, demandes et arrêtés de paiement, procurations, etc.
Selon la méthode d'enregistrement des informations il y a des documents écrit(manuscrit, dactylographié, typographique, préparé sur des duplications, imprimé sur des ordinateurs personnels), graphique Et documents photo, phono, film.
Par degré de difficulté les documents sont classés en simple Et complexe. Les documents simples sont des documents qui abordent un problème ; les documents complexes couvrent plusieurs problèmes.
Par degré de publicité faire la distinction entre les documents ouverts (non classifiés) et documents restreints. Les documents à accès limité se déclinent en différents degrés de secret : top secret, secret, documents à usage officiel (DSP), classés « confidentiels ».
Par force juridique les documents sont divisés en authentique Et contrefaire. Il existe des documents authentiques valide Et invalide. Un document devient invalide du fait de son expiration ou de son annulation par un autre document.
Par délais les documents sont classés en urgent Et non urgent. Sont urgents les documents dont les délais sont fixés par la loi et les actes juridiques pertinents, ainsi que les télégrammes et autres documents marqués « urgents ».
Par origine les documents sont classés en officiel préparé dans des entreprises, des organisations et personnel(lettres de citoyens faisant état de plaintes, de suggestions, de demandes).
Par durée de conservation les documents sont divisés en documents pour le stockage temporaire et permanent. Les documents de stockage temporaire sont à leur tour divisés en documents avec une durée de stockage jusqu'à 10 ans Et plus de 10 ans.
Par degré d'obligation il y a des documents informatif, contenant des informations et des faits sur la production et d'autres activités des organisations, et directif– obligatoire, ayant le caractère d’une norme juridique ou technique.
Selon le degré d'unification distinguer les documents individuel, standard, modèle, approximatif et unifié sous forme de questionnaire et de tableau.
Individuel les documents sont élaborés par des organisations spécifiques pour un usage interne.
Typique sont des documents créés par des autorités supérieures pour des organisations aux fonctions homogènes et sont contraignants.
Pochoir les documents comportent un texte pré-imprimé avec des espaces qui sont remplis lorsque le document est finalisé, en fonction de la situation spécifique. De tels documents sont prometteurs, car gagner du temps sur la préparation.
Approximatif les documents ont un caractère indicatif et servent à l'élaboration et au traitement des documents par analogie.
Questionnaire– une méthode de présentation d'un texte unifié, dans laquelle une information constante est située sur le côté gauche de la feuille, et une variable est saisie dans le document lors de sa préparation sur le côté droit de la feuille.
Tableau– un document dans lequel les informations constantes sont placées dans les en-têtes de colonnes et de barres latérales (en-têtes de lignes), et la variable (en expression numérique ou verbale) est placée à l'intersection des colonnes et des lignes correspondantes. Le texte présenté sous forme de tableau a une grande capacité d'information, vous permet de classer et d'encoder strictement les informations et de résumer facilement des données similaires. Le tableau des effectifs, le plan, le calendrier des vacances et autres documents sont établis sous forme de tableau.
En 1990, apparaît le Système National d'Appui Documentaire à la Gestion (GSDMOU). Il s'agit du document le plus complet sur l'organisation du support documentaire au management.
Conformément aux dispositions de l'établissement d'enseignement budgétaire de l'État, des instructions pour le travail de bureau, des méthodes et des recommandations sur divers aspects du travail de bureau sont créées. En 1993, les dispositions de l'Institution d'enseignement budgétaire de l'État ont été développées dans les Instructions types pour le travail de bureau dans les ministères et départements de la Fédération de Russie.
Caractéristiques générales de présentation et de classification
Toute classification est associée à la détermination d'une ou plusieurs caractéristiques, sur la base desquelles des groupes sont distingués de la masse totale d'objets. Les objets d'un même groupe ont ces caractéristiques, appelées base de classification, correspondre.
Les documents peuvent être classés selon différents critères :
- par origine : officiel, personnel;
- par difficulté : simple, complexe;
- en urgence : très urgent, urgent, non urgent ;
- par publicité : secret, à usage officiel, non classifié ;
- selon la forme : typique, individuel;
- par durée de conservation : stockage temporaire à long terme, permanent.
Types de classements
De nombreuses autres caractéristiques des classifications peuvent être répertoriées. Examinons les types de classifications les plus couramment utilisés.
En figue. 1.9 présente la classification des documents par la nature des connexions d'information entreprises
À documents externes inclure les documents réglementaires des organisations supérieures. Ces documents proviennent des autorités fiscales (service des impôts), des autorités environnementales, des autorités de protection sociale et bien d'autres. Sont également considérés comme externes les documents provenant d'autres organismes ou destinés à d'autres organismes.
Documents internes on ne peut citer que ceux qui sont créés et diffusés à l'intérieur entreprises ou institutions.
Pour organiser une gestion efficace, quel que soit le type d'entreprise, des documents organisationnels et administratifs sont nécessaires. Ces documents sont souvent désignés par le terme général - documents de gestion. Examinons de plus près les types de documents de gestion.
À documents organisationnels d'une entreprise peut inclure la charte de l'entreprise, une description de sa structure, son personnel, son règlement intérieur et les descriptions de poste des employés.
À documents administratifs inclure des ordres, des instructions et des décisions sur les activités principales. Ces documents sont rédigés dans le même type ; seuls le nom du type de document (ordre, instruction, décision) et les mots de contrôle (« J'ordonne » ; « J'oblige » ; « J'ai décidé ») changent.
À documents personnels inclure des documents établissant la relation entre un citoyen et une entreprise. Il s'agit des arrêtés de personnel (embauche, licenciement, transfert à un autre poste, etc.), des cahiers de travail, des contrats individuels (accords) avec les salariés, de leurs dossiers personnels et de leurs comptes de salaires personnels.
À documents d'information et de référence inclure des lettres, des fax, des mémos, des messages téléphoniques, etc.
Classement des documents de gestion par objectif fonctionnel montré sur la fig. 1.10.
Les documents en circulation dans l'entreprise peuvent être classés par sens du flux de documents(Fig. 1.11).
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Riz. 1.11. Flux de documents d'entreprise |
Boîte de réception Ce sont les documents que l'entreprise a reçus d'autres organisations. Documents sortants - Il s'agit de documents qu'une entreprise (organisation) envoie à d'autres entreprises.
Domestique les documents circulent au sein de l'entreprise et contiennent des informations permettant de résoudre les problèmes de production internes. Une classification courante des documents parmi les commis est par le contenu. Il est montré sur la Fig. 1.12.
Primaire - Ce sont des documents qui enregistrent les données sources.
Résumé- des documents qui collectent des données à partir de plusieurs documents primaires.
Avec le développement de la technologie informatique et des logiciels spéciaux, la classification des documents est devenue utilisée. par type de média(Fig. 1.13).
L’expression « document électronique » est à la base de la technologie bureautique sans papier. Examinons de plus près les groupes de documents identifiés grâce à la classification des documents par type de support.
Le siècle dernier est appelé l’ère du progrès scientifique et technologique de l’humanité. Nous avons parcouru un long chemin - depuis les premiers avions jusqu'aux fusées spatiales, depuis les machines à écrire et les machines à additionner jusqu'aux ordinateurs personnels. Les progrès de la science ont généré un énorme flux d’informations qui s’est littéralement déversé sur nous. Comment y faire face? Nous avons besoin d’une organisation scientifique du travail. Et ici, un travail de bureau bien organisé joue un rôle important. Des exigences uniformes pour la préparation et le traitement des documents permettent d'obtenir rapidement les informations nécessaires. La capacité de rédiger correctement un document témoigne également de la culture humaine universelle. La pénétration rapide de l’informatique dans toutes les sphères de l’activité humaine n’a pas épargné le travail de bureau.
L'utilisation d'un ordinateur pour traiter et stocker des documents ouvre de nouvelles opportunités pour accélérer le processus de traitement de l'information et, par conséquent, la prise de décision et une gestion efficace. L'histoire de la création des documents est étroitement liée à l'histoire de la création et du développement du dessin et de l'écriture. Les premières peintures rupestres ont transmis les premières informations provenant d'autres personnes à l'homme primitif. Le document a parcouru un long chemin jusqu'à ce que le papier devienne son support principal : tablettes cunéiformes, lettres en écorce de bouleau, papyrus, parchemin. Des documents créés principalement par des chroniqueurs inconnus nous ont permis de connaître l'histoire de notre patrie. Pendant des siècles, les documents ont été complétés à la main. Des centaines d'employés travaillaient dans des agences gouvernementales.
La qualité du document était déterminée principalement par leur écriture manuscrite. Ce n'est qu'à la fin du XIXe siècle que la mécanisation est arrivée à la création de documents. Les premières machines à écrire mécaniques sont apparues, mais le processus de création d'un document est néanmoins resté assez laborieux. Pour apporter des modifications, même mineures, au texte, il a fallu le retaper complètement. Avec le développement de l’électronique, sont apparues les machines à écrire équipées d’un dispositif de stockage capable de mémoriser plusieurs pages de texte. Mais la véritable révolution dans la préparation des documents a été réalisée avec l’avènement des ordinateurs personnels.
Jusqu'à présent, le principal moyen d'enregistrer des faits, des événements et d'autres informations était un document écrit ou imprimé sur papier. Un document papier est l'un des moyens les plus importants de prouver un événement particulier. Pas étonnant que le vieux proverbe russe dise : ce qui est écrit avec un stylo ne peut pas être coupé avec une hache.
L'utilisation d'ordinateurs pour le traitement, le stockage et la transmission de documents a conduit à l'émergence du terme document électronique, c'est-à-dire un document réalisé à l'aide d'un programme d'application et stocké sur un support magnétique. Un document électronique, par rapport à une « copie papier » (comme on appelle parfois un document papier), présente de nombreux avantages :
Modifications faciles à apporter ;
L'utilisation de formulaires de documents pré-préparés non seulement avec les détails de base qui y sont indiqués, mais également avec des phrases standard imprimées en fonction du type de document ;
Économies de coûts lors de la lecture des informations contenues dans un document directement depuis l'écran du moniteur, sans impression sur papier ;
Efficacité (de quelques minutes à plusieurs heures) lors du transfert vers un autre établissement par e-mail ;
Possibilité de transmettre un document par e-mail à un nombre illimité de destinataires ;
Possibilité d'archiver des documents et de les protéger contre tout accès non autorisé.
Jusqu'à récemment, les documents réglementaires émis par les organismes gouvernementaux étaient distribués aux institutions sous forme papier : lettres, brochures, etc. Cela nécessitait le recours à des imprimeries et l'implication des postiers, ce qui entraînait des coûts matériels énormes à l'échelle de l'État. Il suffit désormais de publier un nombre limité de copies papier du document et d'envoyer les documents aux institutions par courrier électronique.
Au sein d'une organisation, même si elle possède plusieurs succursales, des systèmes de gestion électronique de documents sont utilisés. Ce formulaire conduit à réduction du personnel de direction.
L'introduction de la gestion électronique des documents augmente les exigences de qualification du personnel. Déjà aujourd'hui, lorsqu'ils postulent à un emploi dans de nombreuses entreprises, les candidats doivent être capables de travailler sur un ordinateur personnel. Ce n'est pas le secrétaire-dactylo qui s'occupe de la saisie et de l'impression du texte, mais le salarié prépare lui-même les documents en fonction du profil de son activité, et les fonctions du secrétaire sont uniquement de contrôler l'exactitude de leur exécution et de leur enregistrement. Il semble toutefois que l’élimination complète des documents papier dans le travail de bureau ne soit pas pour demain. Pour ce faire, il est nécessaire de résoudre un certain nombre de questions liées à la reconnaissance de la force juridique d'un document électronique. Il s'agit notamment de l'élaboration de formulaires, de l'enregistrement du mouvement des documents électroniques et de la garantie de leur enregistrement. Le plus difficile sur cette voie sera la création d'un mécanisme de signature électronique qui aurait la même force juridique qu'une signature manuscrite. L'annexe 1 fournit des éléments sur l'évolution du cadre législatif pour la gestion électronique des documents.
Documents au pochoir
L’utilisation de la technologie informatique facilite grandement la création de divers documents. En règle générale, les organisations créent de nombreux documents répétitifs : ordres d'embauche, de licenciement et d'incitations pour les employés ; documents liés à l'orientation professionnelle de l'organisation, etc. De tels documents sont typiques d'une organisation donnée. Par conséquent, pour une plus grande efficacité, des formulaires ou des modèles spéciaux sont créés. Certains documents sont communs à toutes les organisations ; leurs formulaires sont élaborés et inclus dans des progiciels bureautiques spécialisés. Ainsi, les systèmes d'information d'entreprise (CIS) sont très populaires : « Galaktika », « Parus », « 1C:Enterprise » et autres, contenant toutes les principales formes de documents comptables. De nombreuses organisations développent leurs propres formulaires de documents et les utilisent avec succès dans le travail de bureau, réduisant ainsi considérablement le temps consacré à la préparation de chaque document spécifique.
Échantillon - Il s'agit d'un type spécial de document qui fournit les outils de base pour créer l'apparence finale du document. Les modèles peuvent inclure :
Texte ou éléments de mise en forme pour des documents du même type ;
Menu et touches attribuées ;
Barres d'outils.
Formulaire - Il s'agit d'un modèle ou d'un texte pré-préparé contenant des informations constantes et des espaces pour introduire des informations variables. Les formulaires peuvent être d'abord imprimés puis remplis manuellement sur papier, ou ils peuvent contenir des lignes permettant de saisir des données directement dans un document électronique, puis de l'imprimer.
Le plus efficace documents au pochoir, c'est-à-dire des formulaires contenant des champs spéciaux (champ de texte, champ de date, etc.) pour la saisie de données, ainsi que des expressions standard. Les champs du document pochoir indiquent au compilateur de documents où et dans quel ordre le texte doit être saisi. L'utilisation de documents au pochoir est particulièrement pratique lors de la préparation d'un document sur ordinateur, puisque dans ce cas, la secrétaire n'a qu'à télécharger le formulaire approprié et à le remplir ou à le corriger sans retaper l'intégralité du texte.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle de lettre de notification concernant une réunion méthodologique. Ces lettres sont envoyées aux organisations par courrier électronique.
À propos de la tenue d'une réunion méthodologique
Cher ____!
00.00.0000 à 00h00 aura lieu une réunion méthodologique des chefs du service du personnel.
Ordre du jour:
Vice-recteur aux affaires académiques Signature I.O. Nom de famille
Vous pouvez développer un modèle ou un formulaire vous-même, ou vous pouvez utiliser l'aide de l'un des maîtrise - programmes auxiliaires inclus dans les applications logicielles. L'assistant contient un algorithme de préparation d'un document, qui a une structure assez ramifiée. Travailler avec l'assistant comprend des étapes vous demandant de sélectionner l'une des options proposées pour la conception du document (type, type) ; saisissez les informations pertinentes dans le champ de texte fourni ; ajoutez vos propres données au modèle. Après avoir terminé l'assistant, le document résultant peut être modifié.
1. La notion de « document ». Fonctions et classification des documents en fonction de diverses caractéristiques.
Les activités de gestion se traduisent dans des documents à l'aide desquels s'exercent diverses fonctions : logistique, tarification, organisationnelle et administrative, etc.
Un document est un document commercial qui confirme un fait ou un droit sur quelque chose ; c'est ce qui vérifie officiellement l'identité du porteur ; c'est une preuve écrite de quelque chose.
D'un point de vue scientifique, un document est un moyen de fixer de différentes manières des informations sur des faits, des événements, des phénomènes de la réalité objective et de l'activité mentale humaine sur un matériau spécial.
Le mot « document » est entré dans la langue russe à l'époque de Pierre Ier et avait initialement le sens de preuve écrite. Apparaissent alors les termes « papier commercial », « document officiel », « acte » et l'importance du document dans la gestion est soulignée. On distingue les « documents comptables » et les « documents historiques ».
La notion de « document » est utilisée dans toutes les sphères de l'activité publique. Presque chaque branche du savoir donne sa propre interprétation de ce terme. Malheureusement, à ce jour, parmi les spécialistes dans le domaine de la gestion documentaire, de la bibliothéconomie, de l'informatique et d'autres domaines, il n'y a pas d'unité dans la compréhension du concept de « document », malgré la présence d'un certain nombre de définitions législatives et officielles.
Récemment, il y a eu un déplacement de la charge sémantique dans la définition du « document » de la composante matérielle à la composante informationnelle.
Pour comprendre l’évolution d’un document, il est important d’étudier la question de ses fonctions. La fonction d'un document est sa destination, qui lui est inhérente, que l'auteur soit conscient ou non de cette fonction. Tout document a certaines fonctions dont la clarification est importante pour déterminer le but de la création du document, pour sa classification et pour étudier son rôle dans une structure sociale et un système économique donnés. L'auteur du document, lors de l'enregistrement des informations, ne programme toujours aucune fonction. Le document est multifonctionnel (multifonctionnel), c'est-à-dire contient diverses fonctions qui changent de sens dominant au fil du temps. On distingue les fonctions générales et spéciales. Les généralités sont informationnelles, sociales, communicatives, culturelles ; spécial - fonction de gestion, juridique, source historique, fonction comptable. (Fig. 1)
La fonction informationnelle est déterminée par la nécessité de capturer des informations à des fins de conservation et de transmission et est inhérente à tous les documents sans exception. La raison de l'apparition de tout document est la nécessité d'enregistrer des informations sur des faits, des événements, des phénomènes, des activités pratiques et mentales.
Les informations contenues dans les documents peuvent être divisées en :
rétrospective (relative au passé) ;
opérationnel (actuel);
prometteur (lié à l'avenir)
Il existe d'autres classifications d'informations. Par exemple, division en primaire et secondaire ; par genre ; espèces; transporteurs, etc.
Chaque document a une capacité informationnelle (ou potentiel informationnel), c'est-à-dire quantité et qualité des informations.
La capacité d'information est caractérisée par les indicateurs suivants : l'exhaustivité, l'objectivité, la fiabilité, l'optimalité, la pertinence de l'information, son utilité et sa nouveauté. Plus ces indicateurs sont élevés, plus le document est précieux.
Une fonction sociale est également inhérente à de nombreux documents, puisqu'ils sont créés pour répondre aux divers besoins de la société dans son ensemble et de ses membres individuels. Le document lui-même peut également influencer leurs relations sociales en fonction de leur objectif et de leur rôle dans une société donnée, et peut non seulement stimuler le développement des processus sociaux, mais aussi les ralentir.
La fonction communicative remplit la tâche de transmission d'informations dans le temps et dans l'espace, de communication d'informations entre les membres de la société. Sans échange d’informations, d’opinions et d’idées, les liens sociaux ne peuvent être maintenus. Il existe deux catégories de documents dans lesquels la fonction communicative est clairement exprimée :
1) les documents orientés dans un sens (lois, décrets, arrêtés, arrêtés, instructions, plaintes, mémos, etc.) ;
2) documents à validité bilatérale (correspondance commerciale et personnelle, documents contractuels, etc.).
La fonction culturelle est la capacité d'un document à préserver et transmettre des traditions culturelles, des normes esthétiques, des rituels acceptés dans la société (film, photographie, document scientifique et technique, etc.).
La fonction de gestion est assurée par des documents officiels spécifiquement créés aux fins et dans le processus de gestion (lois, règlements, chartes, protocoles, décisions, résumés, rapports, etc.). Ces documents jouent un rôle important dans le support informationnel de la direction, ils sont divers et reflètent différents niveaux de prise de décision.
La fonction juridique est inhérente aux documents qui fixent les changements dans les normes juridiques et les infractions. On peut distinguer deux catégories de documents dotés d'une fonction juridique : ceux qui la possèdent initialement et ceux qui l'acquièrent temporairement.
Le premier groupe comprend tous les documents établissant, consolidant, modifiant les normes juridiques et les relations juridiques ou mettant fin à leur validité, ainsi que d'autres documents entraînant des conséquences juridiques. Cela comprend tous les actes juridiques des autorités publiques (lois, décrets, résolutions, etc.), les actes judiciaires, de poursuite, notariaux et arbitraux, tous les documents contractuels, d'identification (passeports, laissez-passer, certificats, etc.) et les pièces justificatives financières (factures, bons de réception, exigences de paiement, etc.)
La deuxième catégorie comprend les documents qui acquièrent temporairement cette fonction, servant de preuve de tout fait devant les tribunaux, les autorités d'enquête et le parquet, les notaires et l'arbitrage. En principe, tout document peut constituer une preuve et avoir ainsi temporairement une fonction juridique.
La fonction d'une source historique est étudiée par la science historique. Il existe deux points de vue : le premier - le document devient une source historique à partir du moment où il est transféré aux archives ; la seconde - le document est doté de cette fonction dès son origine, mais cette fonction n'est réalisée par une personne que lorsque le document entre dans les archives. Ainsi, cette fonction commence à dominer dans un document s'il sert de source d'information à un historien étudiant un problème particulier.
La fonction comptable fournit non pas une caractéristique qualitative, mais quantitative des informations liées aux processus économiques, démographiques et autres processus sociaux aux fins de leur analyse et de leur contrôle. Les principaux types de comptabilité - statistique, comptable, opérationnelle - se reflètent dans les documents statistiques et financiers et économiques, la planification, le reporting et la documentation.
Le développement d'une classification générale des documents est l'un des domaines théoriques les plus importants, mais insuffisamment développés, de la science du document. Ces dernières années, les travaux de S.G. ont apporté une contribution significative au développement de ce problème. Kuleshova, Yu.N. Stolyarov et G.N. Shvetsova-Vodka.
La notion de « classification » est le plus souvent utilisée simultanément à la fois dans le sens du processus et dans le sens du résultat, c'est-à-dire est compris comme un regroupement et comme le schéma qui en résulte.
Pour distinguer le processus de classification et son résultat, il est proposé d'utiliser deux termes : « classification » et « classification ».
La classification des documents est le processus d'organisation ou de répartition des documents en classes afin de refléter les relations entre eux et d'élaborer un système de classification.
La classification (latin classik - catégorie, groupe) des documents est un système de leur subordination, utilisé comme moyen d'établir des liens entre les classes de documents, ainsi que pour s'orienter dans leur diversité. La structure de classification est généralement présentée sous la forme d'un tableau ou d'un diagramme.
La classification est l'une des méthodes de cognition. Sans cela, il est impossible d'étudier la variété des types de documents existants, de les systématiser et d'établir des différences entre les types de documents distingués selon divers critères. Une classification complète correctement compilée reflète les modèles de développement des documents, révèle les liens entre eux, aide à naviguer dans toute variété d'entre eux et sert de base à leur classement dans les systèmes documentaires. Il est important pour la théorie de la gestion documentaire et les activités pratiques de documentation et de communication.
Pour classer les documents, il est particulièrement important de garder à l’esprit au moins les dispositions suivantes :
¨ la caractéristique par laquelle la division s'effectue est appelée base de division, et les concepts formés dans ce cas sont appelés membres de division ;
¨ le même découpage doit être effectué sur les mêmes bases (exigence de non-recoupement) ;
¨ la somme de tous les termes de division doit être égale au volume total du concept à diviser, c'est-à-dire le découpage doit être exhaustif ; ni l'insuffisance ni la redondance des divisions ne sont acceptables (exigences de proportionnalité) ;
¨ les membres de la division doivent s'exclure mutuellement S (exigences d'exclusivité mutuelle) ;
¨ les membres de la division doivent être les plus proches du concept à diviser ; il n'est pas permis de passer de la sous-classe suivante d'une série à une sous-classe éloignée au-dessus ou au-dessous (exigence de continuité).
Classer des documents signifie en effectuer une division en plusieurs étapes, hiérarchique et dichotomique en genres, types, sous-types, variétés. Un genre (classe) est une collection (ensemble) de documents qui ont une certaine caractéristique commune qui distingue cette collection des autres objets. En tant que division de classification, diverses caractéristiques peuvent être adoptées, en fonction de l'objectif de la classification. Si nous voulons diviser les documents par forme, ce sera une classification, si par leur contenu - une autre, etc. La classe est toujours basée sur la caractéristique la plus importante du document qui répond à l'objectif de classification.
Une classe qui en inclut d’autres sera un genre par rapport à eux, et les classes qui y sont incluses seront des espèces par rapport à elle. Une même classe peut être un genre par rapport à une classe inférieure et une espèce par rapport à une classe supérieure. Ainsi, la classe « film-photo-phono-documents » est une espèce par rapport à la classe « documents » et un genre par rapport à la classe « film-documents », « photo-documents » et « phono-documents ».
Le genre (classe) est le premier niveau de division, qui se révèle à l'aide de divisions spécifiques du document.
Type - le deuxième niveau de division. Dans ce cas, le concept générique « document » est divisé en concepts spécifiques, à savoir : sur les types de documents. Chaque maillon de la classification des espèces peut être qualifié de type de document selon l'une ou l'autre caractéristique (selon la nature du moyen symbolique, destiné à la perception humaine, le mode de documentation, le support matériel, etc.).
Le troisième niveau de division est celui des sous-espèces. Il est suivi d'une variété, etc., jusqu'à ce que la place finale d'un document particulier (individuel) dans cette classification soit déterminée.
La hiérarchie est la disposition des documents du plus haut au plus bas. Ainsi, la disposition hiérarchique des documents est la suivante : document -> publication -> publication non périodique -> livre.
La dichotomie est une division cohérente de documents de la même classe en deux types, sous-types, variétés opposés, etc. Par exemple : document publié et non publié, document périodique et non périodique, etc.